KAIZEN LÀ GÌ?

Kaizen là một công cụ sản xuất Tinh gọn nhằm cải thiện chất lượng, năng suất, an toàn và văn hóa nơi làm việc. Kaizen tập trung vào việc áp dụng những thay đổi nhỏ hàng ngày dẫn đến những cải tiến lớn theo thời gian.

Kaizen là một thuật ngữ kinh tế của người Nhật, được ghép bởi từ 改 (“kai”) có nghĩa là thay đổi và từ 善 (“zen”) có nghĩa là tốt hơn, tức là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Thuật ngữ này trong tiếng Anh là “ongoing improvement” hoặc “continuous improvement” và trong tiếng Trung, Kaizen được phát âm là Gansai, nghĩa là hành động liên tục cải tiến, mang lại lợi ích vì tập thể hơn là lợi ích của cá nhân.

Khái niệm Kaizen lý giải vì sao các công ty Nhật Bản không thể duy trì mãi một trạng thái như cũ trong một thời gian dài. Trong khi đó, cách quản lý của phương Tây lại sùng bái Đổi mới (Innovation): Tạo ra những thay đổi lớn sau những đột phá về công nghệ, những tư tưởng quản lý và kỹ thuật sản xuất mới nhất. Nếu Kaizen là một quá trình liên tục thì Đổi mới thường là hiện tượng tức thời. Thực hiện Kaizen cũng ít tốn kém hơn đổi mới bởi nó nâng cao chất lượng công việc, ghi nhận sự tham gia của của nhà quản lý cũng như mọi nhân viên, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động. Đây chính là một điểm hấp dẫn vì nó không đòi hỏi các kỹ thuật phức tạp hay công nghệ mới.

1. Sự khác biệt của Kaizen và Đổi mới.

Có thể tóm tắt những khác biệt của Kaizen và Innovation bằng những thông tin ở bảng dưới đây:

Nội dung	Kaizen	Innovation
Tính hiệu quả	Dài hạn	Ngắn hạn
Nhịp độ	Các bước nhỏ	Các bước lớn
Khung thời gian	Liên tục và gia tăng	Cách quãng
Thay đổi	Dần dần và nhất quán	Đột ngột và dễ thay đổi
Cách tiếp cận	Nỗ lực tập thể	Ý tưởng và nỗ lực cá nhân
Liên quan	Tất cả mọi người	Lãnh đạo
Cách thức tiến hành	Duy trì và cải tiến	Đột phá và xây dựng
Bí quyết	Bí quyết truyền thống	Đột phá kỹ thuật
Yêu cầu thực tế	Đầu tư chút ít nhưng cần nỗ lực lớn để duy trì	Đầu tư lớn nhưng ít nỗ lực để duy trì
Định hướng	Con người	Công nghệ
Đánh giá	Quá trình và nỗ lực	Kết quả đối với lợi nhuận

Sức mạnh của Kaizen đến từ việc tất cả công nhân đều tham gia và đưa ra các đề xuất để cải thiện hoạt động kinh doanh. Mục đích của Kaizen không chỉ là cải tiến năng suất đơn thuần. Khi được thực hiện một cách chính xác, quy trình sẽ nhân bản hóa nơi làm việc, loại bỏ công việc quá nặng nhọc và dạy mọi người cách phát hiện và loại bỏ lãng phí trong quy trình kinh doanh.

Triết lý Kaizen khẳng định rằng cách sống của chúng ta – có thể là cuộc sống làm việc, cuộc sống xã hội, cuộc sống gia đình của chúng ta – xứng đáng được cải thiện liên tục. Kaizen là đạt được những cải tiến bằng cách thực hiện từng bước nhỏ thay vì những thay đổi mạnh mẽ, nghiêm ngặt. Mặc dù các cải tiến trong Kaizen là nhỏ và gia tăng, nhưng quá trình này mang lại kết quả đáng kể theo thời gian. Ngoài ra, Kaizen là một cách tiếp cận ít rủi ro và không tốn kém. Nó liên quan đến việc cải tiến quy trình không đòi hỏi đầu tư vốn lớn. Do đó, Kaizen khuyến khích người lao động thử nghiệm và thử những ý tưởng mới. Nếu một ý tưởng không hoạt động, họ luôn có thể xóa bỏ các thay đổi mà không phải chịu chi phí lớn.

2. Lợi ích của Kaizen

Ngoài lợi ích rõ ràng của việc cải tiến các quy trình; Kaizen tạo ra tinh thần đồng đội và quyền sở hữu. Các nhóm chịu trách nhiệm về công việc của họ và có thể cải tiến để nâng cao kinh nghiệm làm việc của chính họ. Hầu hết mọi người đều muốn thành công và tự hào về công việc họ làm và Kaizen giúp họ đạt được điều này đồng thời mang lại lợi ích cho tổ chức.

Kaizen khiến nhân viên tích cực tham gia và gắn bó với công ty. Có nhiều công nhân tham gia hơn dẫn đến các quy trình hiệu quả hơn, doanh thu thấp hơn và tỷ lệ đổi mới cao hơn. Các nhân viên gắn bó cảm thấy rằng họ có tác động đến hiệu suất của công ty và có nhiều khả năng thử các ý tưởng mới. Ngoài ra, các tổ chức có nhiều nhân viên gắn bó hơn có thể đạt được khả năng cạnh tranh cao hơn, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và cải thiện văn hóa giải quyết vấn đề thông qua làm việc theo nhóm.

3. 6 bước Kaizen

Chu kỳ liên tục của hoạt động Kaizen có sáu giai đoạn:

1. Xác định một vấn đề hoặc cơ hội
2. Phân tích quy trình
3. Xây dựng giải pháp tối ưu
4. Thực hiện giải pháp
5. Nghiên cứu kết quả và điều chỉnh
6. Chuẩn hóa giải pháp

Kaizen bắt đầu với một vấn đề, chính xác hơn là sự thừa nhận rằng một vấn đề tồn tại và có những cơ hội để cải thiện. Một khi các vấn đề được xác định, tổ chức cần tranh thủ các nhân viên chức năng chéo để hiểu nguyên nhân cơ bản của nó. Giải pháp được đề xuất sau đó được thử nghiệm trên quy mô nhỏ. Sử dụng dữ liệu, nhóm thực hiện các điều chỉnh cho giải pháp. Và cuối cùng, kết quả được trải rộng trong tổ chức và giải pháp được tiêu chuẩn hóa.

4. Bắt đầu với Kaizen

Là một phương thức kinh doanh Lean, Kaizen thành công khi tất cả nhân viên tìm kiếm các lĩnh vực để cải tiến và đưa ra các đề xuất dựa trên quan sát và kinh nghiệm của họ. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc này, vai trò của ban quản lý là thông báo yêu cầu thay đổi, thể hiện cam kết để cải tiến quy trình, giáo dục và đào tạo nhân viên về Kaizen và quản lý quá trình cải tiến. Khi lần đầu tiên bắt đầu với Kaizen, đây là một số điều bạn cần lưu ý:

Đào tạo về Kaizen: Mọi người cần biết Kaizen là gì và nó có thể mang lại lợi ích như thế nào cho văn hóa công sở.

Hỗ trợ Kaizen từ lãnh đạo: Nhân viên cần biết rằng họ sẽ nhận được sự hỗ trợ khi họ cần.

Khơi nguồn ý tưởng: Sử dụng bảng Kaizen, vòng kết nối chất lượng và hộp thư góp ý. Nhân viên cần một cách để giao tiếp hiệu quả và ghi lại những ý tưởng của họ để cải tiến.

Khuyến khích ý tưởng: Hãy để nhân viên thực hiện các đề xuất của riêng họ khi có thể. Điều này sẽ khuyến khích sự tham gia.

Loại bỏ các rào cản: Các bảng và phần mềm Kaizen đặc biệt hữu ích ở đây. Chúng cho phép người lao động đăng ý tưởng, theo dõi tiến trình của họ và xem lợi ích của mỗi cải tiến.

Đo lường tác động: Bằng cách theo dõi các kết quả có lợi từ quy trình kaizen, công ty có nhiều khả năng tiếp tục đầu tư vào nó và duy trì nó.

Kaizen là một chiến lược dài hạn và mục tiêu là phát triển năng lực và sự tự tin của người lao động. Nhân viên ở tất cả các cấp của công ty cùng nhau chủ động làm việc để đạt được những cải tiến thường xuyên, gia tăng. Theo một nghĩa nào đó, nó kết hợp các tài năng tập thể trong một công ty để tạo ra một động cơ mạnh mẽ để cải tiến.

Bằng cách áp dụng hệ thống phù hợp, ban quản lý có thể giúp chương trình Kaizen của họ đạt được động lực và thành công. Người lao động sẽ có được cảm giác làm chủ và tham gia nhiều hơn vào mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Điều này cuối cùng sẽ dẫn đến các quy trình tốt hơn, sự hài lòng của khách hàng cao hơn và lợi nhuận cao hơn.

16/06/2021

Nomuda.