Mac Anderson – người sáng lập của Simple Truths and Successories, Inc., công ty hàng đầu trong việc thiết kế và tiếp thị các sản phẩm nhằm tạo động lực – đã nói rằng: Thái độ tích cực là khác biệt nhỏ để làm nên sự khác biệt lớn.
Quả thực vậy, trong cuộc sống, giữ thái độ tích cực trong mọi việc sẽ giúp bạn luôn cảm thấy hạnh phúc, từ đó mà dần dần cũng gặt hái được thành công. Trong Kaizen, nếu bạn tiếp cận các vấn đề cần cải tiến với một tinh thần cởi mở, sẵn sàng học hỏi và đón nhận những điều mới mẻ thì bạn sẽ có được kết quả. Cho dù không phải cải tiến nào cũng thành công ngay từ lần đầu, song, đối với mỗi một thất bại, hãy rút ra bài học và coi đó là một bước đi gần hơn tới thắng lợi.
Tôi đã từng thấy rất nhiều người thông minh, học vị cao nhưng không bao giờ thực hiện được kaizen ở mức vượt trội. Nguyên nhân không nằm ở kỹ năng, kiến thức hay trí tuệ mà chính là do họ chưa có được thái độ Kaizen đúng. Ở bài viết này, tôi muốn giới thiệu tới các bạn 4 thái độ kaizen cần có để thực hiện được quá trình cải tiến, loại bỏ lãng phí trong công việc.
1. Thái độ cầu thị theo chủ nghĩa tam hiện.
Những người quá thông minh, học vị cao thường hay mắc lỗi này. Họ cho rằng mình đã biết tất cả nên rất khó chịu khi tiếp thu ý kiến góp ý từ người khác. Thậm chí, họ tự tưởng tượng ra rằng những ý kiến góp ý đó là đang nhằm chỉ trích vào chính mình và ra sức gân cổ bác bỏ ý kiến đó.
Những người có thái độ bảo thủ như vậy, khó lòng có thể thực hiện được kaizen.
Mặt khác, một số người đồng tình với việc cải tiến nhưng chưa thực sự coi đó là một việc làm nghiêm túc mà phó mặc việc điều tra, phân tích số liệu cho người khác. Số liệu điều tra, phân tích không đúng, xa rời thực tế, sẽ dẫn tới việc đưa ra các quyết định sai lầm.
Trong các công ty Nhật Bản, việc thực hiện 3 Gen (Genba, Genchi, Genbutsu) là yêu cầu bắt buộc đối với những cá nhân muốn thực hiện cải tiến. Người nào muốn thực sự có kết quả trong công việc của mình, người đó phải quyết tâm dấn thân vào thực tế, tự mình trực tiếp lấy được thông tin và dữ liệu từ quy trình làm việc.
2. Loại bỏ định kiến, tránh xa tư duy bầy đàn.
Có một thí nghiệm rất hay về tư duy bầy đàn hay làm việc mà không hiểu vì sao mình cần làm việc: thí nghiệm về 5 con khỉ và một nải chuối.
Người ta nhốt 5 con khỉ trong một căn phòng. Giữa phòng là một cái thang, trên đỉnh thang là nải chuối. Mỗi khi có một con khỉ định trèo lên thang, người ta lại phun nước lạnh vào những con còn lại, làm chúng rất khổ sở.
Sau một thời gian, mỗi khi có một con khỉ định trèo lên thang, những con còn lại, vì không muốn bị phun nước, tóm lấy con kia và đánh cho một trận.
Dần dần, không có con nào trong số 5 con khỉ có ý định trèo lên thang nữa. Người ta bèn bắt ra 1 con và thay bằng con mới. Nhìn thấy nải chuối và cái thang, con khỉ mới thắc mắc không hiểu tại sao các con kia không trèo, và thử leo lên. Tất nhiên bốn con kia xông vào đánh cho một trận. Con khỉ mới không hiểu vì sao bị đánh, tuy nhiên không dám trèo nữa.
Rồi một con nữa trong số 5 con đầu được thay thế. Chú lính mới lại định trèo, và bị cả hội đánh tới tấp. Con khỉ vừa vào trước đó cũng tham gia đánh, đơn giản vì thấy bọn kia làm vậy, còn bản thân vẫn không hiểu vì lí do gì.
Lần lượt 5 chú khỉ ban đầu được thay ra hết.
Bây giờ, 5 con khỉ mới ở trong phòng. Không có con nào từng bị dội nước. Nhưng cũng không con nào dám trèo lên thang. Và cả 5 sẵn sàng đánh nhừ tử bất kỳ con nào khác có ý định đó, mà không hiểu vì lí do gì.
Trên thực tế, có vô số người hành động giống như 5 chú khỉ này trong công việc. Có những nhân viên khi được hỏi vì sao lại có thao tác đó thì trả lời: Trước giờ em vẫn làm như thế. Nếu hỏi họ sâu hơn vì sao thì họ chịu không trả lời được.
Đôi khi, có những thao tác chỉ hiệu quả đối với quy định cũ, nhưng sau khi quy định đó bị bỏ đi, không ai suy nghĩ xem điều đó có cần hay không và vẫn tiếp tục thực hiện theo thói quen.
Đó là những tư duy theo lối mòn mà chúng ta cần tránh khi muốn thực hiện cải tiến, giải quyết vấn đề, loại bỏ lãng phí và nâng cao lợi nhuận trong doanh nghiệp.
3. Luyện tập nâng cao kỹ năng quan sát và tư duy phản biện.
Một trong những phương pháp giải quyết vấn đề hiệu quả và đơn giản nhất mà tôi đã từng giới thiệu với các bạn đó là phương pháp 5 Whys – phương pháp đặt 5 lần câu hỏi tại sao cho để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
Khi quan sát, chúng ta cần nghiên cứu vấn đề từ nhiều góc nhìn khác nhau. Đối với người công nhân trực tiếp thực hiện, quan điểm của họ như thế nào? Có đúng và phù hợp với thực tế hay không? Quan điểm của bản thân bạn về vấn đề tương tự như thế nào?
Nếu không giải quyết vấn đề tận gốc thì điều đó chỉ gây lãng phí thời gian điều tra.
Ngược lại, bạn cũng không thể phát huy được óc sáng tạo và nâng cao hiểu biết của mình về cách vận hành trong tổ chức.
4. Luôn giữ thái độ bình tĩnh và lý trí
Rất nhiều người khi mới bắt tay vào thực hiện Kaizen thì vô cùng cầu thị và cởi mở. Tuy nhiên, sau khi thảo luận với các phòng ban liên quan để tìm ra các vấn đề để cải tiến thì cuộc thảo luận biến thành cuộc cãi cọ.
Nguyên nhân chính là do họ không chịu được cách góp ý từ các phòng ban khác.
Ví dụ:
Đề xuất cải tiến: Nên hạ thấp chiều cao xếp thùng do thiếu an toàn trong vận chuyển, thùng có khả năng rơi vào đầu người công nhân.
Phòng ban nhận đề xuất phản bác: Nếu xếp thấp hơn thì không có diện tích để thùng trống. Phòng đưa ra đề xuất không hiểu được công việc và thực tế dưới xưởng sản xuất.
…
Chính vì thế, trong những trường hợp như vậy, cần luôn giữ được sự bình tĩnh và lý trí, tránh rơi vào các cuộc tranh cãi mà nên chứng minh thực tế bằng thao tác tại hiện trường.
Trên đây là 4 thái độ nhất thiết cần có trong khi thực hiện Kaizen.
Bạn đã có được thái độ Kaizen chưa? Hãy luôn nhớ rằng thái độ chính là điều nhỏ bé nhưng làm nên khác biệt lớn lao, bạn nhé!
21/09/2021
Nomuda.