Thuật ngữ Benchmarking có nghĩa là đối chuẩn hay đối sánh.
Vậy, trong sản xuất tinh gọn, benchmarking được hiểu như thế nào?
Benchmarking là vũ khí kaizen của các công ty áp dụng phương thức sản xuất Toyota.
Từ khi chỉ là một công ty khởi nghiệp nhỏ, Toyota đã lấy General Motor làm hình mẫu so sánh, từ đó nỗ lực cải tiến mỗi ngày và vươn lên để sánh vai với đối thủ này.
Benchmarking không phải là chọn một hình mẫu lý tưởng rồi ngồi mơ mộng, ao ước hoặc tự cảm thấy xấu hổ, nhục nhã vì không sánh bằng hình mẫu ấy mà phải tìm ra cách san lấp cách biệt ấy để ngày càng trưởng thành và phát triển hơn.
Từ “đối chuẩn” hay “đối sánh” bản thân nó không làm toát lên sự nỗ lực san lấp cách biệt mà chỉ nói lên vế đầu tiên là chọn được đối tượng chuẩn để so sánh.
Benchmarking hiểu đúng và chính xác là cải tiến liên tục dựa trên việc tìm hiểu các kinh nghiệm thực tiễn tốt nhất của người khác (cả trong ngành, lẫn ngoài ngành).
Nói đến Benchmarking là nói đến cách làm, cách thực hiện hơn là cơ sở vật chất, trang thiết bị, hay hạ tầng.
Ví dụ: Công ty sản xuất điện thoại Bphone muốn lấy công ty Apple là đối tượng so sánh. Họ không thể lấy cơ sở vật chất, quy mô hay công nghệ của Apple để so sánh được vì đơn giản đó là đích đến chứ không phải cách làm. Để benchmarking đúng, công ty này cần tìm hiểu tại sao Apple có được những điều đó? Họ đã làm như thế nào? Hoàn cảnh thực hiện của họ ra sao? Muốn đạt được điều đó ở trong điều kiện và hoàn cảnh của mình thì phải làm gì? Có cách nào đạt được điều đó không?
Nếu chỉ chăm chú vào cơ sở vật chất, công nghệ của Apple, họ sẽ dễ rơi vào trạng thái chán nản vì mặc cảm thua kém hoặc tư duy một chiều theo kiểu “nếu tôi có đủ tiền, tôi sẽ làm được như họ”.
Vai trò của Benchmarking.
Quá trình thực hiện Benchmarking có thể được chia thành 4 bước:
- Bước 1: Xác định lĩnh vực mà tổ chức muốn thực hiện cải tiến. Lĩnh vực này có thể là năng suất sản xuất, chất lượng sản phẩm hoặc môi trường làm việc…
- Bước 2: Xác định đối tượng làm đối chuẩn.
- Bước 3: Thu thập dữ liệu từ đối tượng, xác định khoảng cách giữa tổ chức và đối tượng.
- Bước 4: Nghiên cứu, xác định kế hoạch cải tiến và hành động để san lấp sự cách biệt.
Điều quan trọng trong khi thực hiện đối sánh là không sao chép mù quáng những gì đối thủ cạnh tranh đã làm vì mỗi tổ chức có một điều kiện và hoàn cảnh riêng biệt. Cách làm của đối thủ có thể mang lại thành công trong một hoàn cảnh nhất định mà không phải ai sao chép cũng có thể thành công.
Việc thu thập dữ liệu từ đối tượng chỉ đơn giản là giúp chúng ta hiểu được đâu là tiêu chuẩn trong ngành và vị trí của tổ chức đang ở đâu so với tiêu chuẩn đó.
Lợi ích khi thực hiện benchmarking:
- Cải tiến chất lượng: Đối chuẩn giúp các tổ chức liên tục cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ của họ.
- Hiệu suất tốt hơn: Đối chuẩn giúp các tổ chức vượt qua sự tự mãn. Họ phải liên tục cố gắng cải thiện các tiêu chuẩn hoạt động của mình để duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
- Hiệu quả về chi phí: Đối chuẩn cung cấp cho tổ chức dữ liệu có giá trị và các quy trình được thực hiện trong môi trường kinh doanh. Những điều này nhằm mục đích tăng năng suất đồng thời giảm chi phí.
Ví dụ: một công ty sản xuất có thể tìm hiểu về công nghệ kiểm tra sản phẩm lỗi bằng AI mà đối thủ cũng cạnh tranh sử dụng, công nghệ này giúp tránh bỏ lọt sản phẩm lỗi lên tới 100%, thay thế cho 20 công nhân kiểm tra sản phẩm. Công ty này cũng có thể áp dụng công nghệ tương tự để giảm chi phí lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm.
- Ưu tiên cải tiến liên tục: Mặc dù ai cũng hiểu tầm quan trọng của kaizen, nhưng đôi khi chúng ta có thể không chắc chắn về việc bắt đầu cải tiến từ đâu. Đối chuẩn giúp các tổ chức xác định lĩnh vực nào họ đang bị bỏ xa nhất so với tiêu chuẩn của ngành. Khiến họ sắp xếp được thứ tự ưu tiên cho các lĩnh vực mà họ cần tập trung cải tiến.
- Tận dụng các lĩnh vực thế mạnh: Đối chuẩn cũng có thể làm sáng tỏ các lĩnh vực mà tổ chức đang hoạt động tốt hơn nhiều so với những gì được quan sát thấy trên thị trường. Thông tin này có thể giúp tổ chức tập trung phát huy hơn nữa lợi thế cạnh tranh của mình.
Một ví dụ thú vị trong lịch sử của sản xuất tinh gọn, được ra đời từ Benchmarking ngoài ngành, thậm chí không liên quan gì đến các ngành công nghiệp.
Khi Henry Ford đi tham quan 1 lò mổ, ông ta vô tình phát hiện ra công đoạn mổ heo được tiến hành một cách tuần tự, công đoạn này kết thúc mới tới công đoạn khác. Thế là, ông ta phát minh ra cách thức sắp xếp công việc theo “dòng chảy một sản phẩm – one piece flow” một điều quan trọng trong sản xuất tinh gọn.
Một ví dụ tương tự là phát minh ra Kanban của Taichi Ohno cũng được ra đời khi ông được xem đoạn video về cách thức vận hành của siêu thị ở Mỹ.
Đối tượng để bạn lấy làm benchmarking ở đâu cũng có. Hãy tự hỏi mình có thể học hỏi được điều gì từ cách làm, cách tư duy của những người xung quanh, đồng nghiệp, cấp trên… không? Hãy tiến hành Benchmarking liên tục để nâng cao năng lực bản thân, năng lực cạnh tranh của tổ chức, từ đó đạt được những thành tựu mà bạn luôn mơ ước.
30/09/2021
Nomuda