Đã bao giờ bạn cảm thấy dòng chảy công việc luôn đình trệ ở một điểm nhất định chưa? Nếu câu trả lời là có thì bạn đã có cơ hội đối mặt với nút thắt cổ chai (bottleneck) rồi đó.
Thuật ngữ “nút thắt cổ chai” lấy ý tưởng từ hình dạng cổ chai, đây là điểm hẹp nhất, là nơi dễ xảy ra tắc nghẽn nhất, làm chậm dòng chảy của chất lỏng trong chai.
Nút thắt cổ chai là gì?
Nút thắt cổ chai là điểm tắc nghẽn trong hệ thống sản xuất, xảy ra khi khối lượng công việc đến quá nhanh và vượt quá khả năng xử lí của quá trình sản xuất.
Nói cách khác, ngay cả khi công đoạn này hoạt động ở công suất tối đa, nó vẫn không thể xử lý tất cả các hạng mục công việc đủ nhanh để đẩy chúng sang các công đoạn tiếp theo mà không gây ra sự chậm trễ.
Tắc nghẽn gây ra do nút thắt cổ chai thường tạo ra sự chậm trễ và chi phí sản xuất cao hơn, toàn bộ quy trình trở nên không thể dự đoán trước được.
Điểm nghẽn trong quy trình làm việc có thể là máy tính, một con người, một bộ phận hoặc toàn bộ công đoạn làm việc. Ví dụ điển hình cho những nút thắt trong công đoạn sản xuất là việc kiểm thử phần mềm và quy trình đánh giá chất lượng sản phẩm.
Có một tin xấu là tới 90% trong chúng ta nhận ra nút thắt cổ chai khi nó đã xảy ra rồi. Đối với một người quản lý thì thay vì đi tìm đối sách cho hậu quả đã xảy ra, ta cần phân tích nút thắt đơn giản và đề ra một loạt các biện pháp phòng ngừa.
Làm thế nào để đối phó với nút thắt cổ chai?
Trong bài viết này, tôi sẽ trình bày về cách sử dụng Kanban để xác định và phân tích các nút thắt của quy trình nhằm thiết lập một dòng chảy có thể dự đoán được và giúp bạn kiểm soát tốt hơn điểm tắc nghẽn.
Dưới đây là 3 bước để xác định nút cổ chai:
Bước 1: Trực quan hóa.
Hãy theo dõi công việc của bạn dưới dạng thẻ nhiệm vụ trên bảng Kanban, bạn sẽ rất dễ dàng nhận thấy các hạng mục công việc chồng chất lên nhau. Nếu có quá nhiều thẻ nhiệm vụ ở trong một công đoạn, rất có thể đó là nút thắt cổ chai.
Bước 2: Lập sơ đồ các hành động.
Khi ta tách các công việc đơn lẻ ra khỏi chuỗi và lập sơ đồ trên bảng Kanban, chúng ta có thể thấy các công đoạn phải chờ sau khi tiến hành một hoạt động nhất định gồm bao nhiêu thời gian. Nếu số lượng công việc chờ đợi này tăng nhanh đáng kể so với quá trình, bạn đã tìm thấy nút thắt cổ chai của mình.
Ví dụ: Việc đóng gói sản phẩm trước khi xuất hàng bao gồm các công đoạn sau:
- Đưa hàng lên cân
- In tem sản phẩm từ cân
- Dán tem lên gói sản phẩm
- Đóng gói sản phẩm trong thùng
- Đóng dấu QC trên mác thùng
- Nhập hàng vào kho
Nếu có số lượng các thùng hàng dang dở chờ nhập vào kho tăng nhanh do phải chờ công đoạn đóng dấu QC thì ở đây, ta thấy 1 nút thắt cổ chai đang hình thành.
Bước 3: Đo thời gian thực hiện ở mỗi công đoạn.
Đo thời gian ở mỗi công đoạn cho phép bạn xây dựng biểu đồ thời gian chu kỳ. Chỉ cần nhìn lướt qua biểu đồ này ta sẽ thấy được công việc nào cần nhiều thời gian nhất. Nếu các các công đoạn có thời gian hoàn thành tương đối đồng đều nhau thì sẽ không có nút thắt cổ chai nào xảy ra và ngược lại.
Ví dụ ở trên, nếu mỗi công đoạn chỉ tốn 20 giây, riêng công đoạn đóng dấu QC trên mác thùng hết 30 giây thì chắc chắn sẽ xảy ra tình trạng hàng chờ nhập vào kho tăng lên nhanh.
Tiếp theo là làm thế nào để đối phó với một nút thắt cổ chai?
Đôi khi, bạn có thể dễ dàng giải quyết nút thắt cổ chai bằng cách phân bổ thêm nguồn lực hoặc nhân lực cho công đoạn đang tốn nhiều thời gian đó.
Tuy nhiên, điều gì sẽ xảy ra nếu nút thắt cổ chai đòi hỏi một nguồn lực đặc biệt khan hiếm hoặc kiến thức chuyên môn khó tìm? Trong trường hợp này, giải quyết được nút thắt cổ chai đôi khi phải đánh đổi bằng một chi phí rất cao.
Vậy, nên làm thế nào trong trường hợp như thế này? Dưới đây là một số gợi ý nhỏ:
Thứ nhất: Đừng bao giờ để công đoạn có nút thắt cổ chai trở nên nhàn rỗi.
Do hiệu ứng cộng dồn đối với phần còn lại của dòng chảy, cộng đoạn thường xuyên tắc nghẽn phải luôn được tải hết công suất.
Thứ hai: Tìm cách giảm căng thẳng cho nút thắt cổ chai. Đảm bảo rằng công đoạn trước phải được đưa đến ở trạng thái hoàn hảo nhất.
Ví dụ về việc đóng gói sản phẩm ở trên, việc đóng dấu QC trên mác thùng tốn nhiều thời gian vì nhân viên quản lý chất lượng phải kiểm tra và xác nhận các mác in không có sai sót, số lượng trong thùng được đóng đúng và đủ. Một sai sót xảy ra sẽ khiến cả quá trình này chậm lại. Ngược lại, nếu các thùng hàng đưa tới ở trong tình trạng hoàn hảo, thời gian kiểm tra và đóng dấu sẽ rút ngắn hơn rất nhiều.
Thứ ba: Giới hạn số lượng ở các công đoạn.
Nếu bạn chưa thực hiện bất cứ sự quản lý về số lượng nào trong các công đoạn có thời gian không đồng đều thì bạn nên nghĩ tới vấn đề này. Ở ví dụ mà chúng ta đưa ra, có thể giảm tải cho công đoạn đóng dấu QC trên mác thùng nếu số lượng thùng đưa đến công đoạn này được giới hạn. Sau khi nhân viên chất lượng giải quyết được một số nhất định mới cho phép nhận các thùng tiếp theo.
Thị trường hiện tại luôn luôn biến động, mỗi khi sự cân bằng tương đối trong hệ thống sản xuất bị xáo trộn, bạn sẽ cần phải xem lại quy trình làm việc để xem có bất kỳ nút thắt cổ chai mới nào được hình thành hay không và cần phải làm gì để loại bỏ chúng. Việc loại bỏ các điểm tắc nghẽn trước khi chúng xảy ra là một phần trong quá trình cải tiến liên tục, loại bỏ lãng phí của sản xuất tinh gọn.
Nomuda