QUẢN LÝ TRỰC QUAN – MIERUKA

Hãy thử tưởng tượng rằng các đèn tín hiệu giao thông bỗng nhiên không hiển thị bằng màu sắc mà chỉ hiện ra dòng chữ: Có thể đi, Dừng lại, Chuẩn bị dừng lại?

Chắc chắn là ba màu xanh, đỏ, vàng khiến chúng ta hiểu được tình huống nhanh hơn và hành động chính xác hơn phải không nào?

Những hiển thị bằng màu sắc một cách trực quan như vậy là một ví dụ trong khái niệm mà Toyota đưa ra – Mieruka.

1. Mieruka là gì?

Mieru trong tiếng Nhật có nghĩa là “để xem”, hậu tố ka là viết tắt của kanri có nghĩa là “kiểm soát, quản lý”. Như vậy, ghép hai từ này lại có nghĩa là quản lý trực quan.

Nói tóm lại, Mieruka là công cụ giúp chúng ta dễ dàng nhận ra vấn đề bằng việc trực quan hóa nội dung.

Trong sản xuất tinh gọn, tất cả các vấn đề đều được ưu tiên truyền tải tới người sử dụng một cách đơn giản, rõ ràng và dễ hiểu nhất có thể, tuyệt đối tránh cách truyền tải mập mờ, không rõ ràng, nội dung dài dòng, đa nghĩa.

Điều này giúp tiết kiệm thời gian truyền tải thông tin, xử lý vấn đề từ đó hiệu quả công việc tăng lên đáng kể. Chính vì vậy, bạn có thể bắt gặp việc sử dụng hình ảnh, màu sắc để hiển thị vấn đề trong công xưởng ở bất cứ một nhà máy tinh gọn nào.

2. Có những loại Mieruka nào?

Mieruka có thể được phân loại thành “3I1P” hoặc ba chữ I và một chữ P: Identification, Informative, Instructional, Planning – Nhận dạng, Thông tin, Hướng dẫn và Lập kế hoạch

• Identification – Nhận biết:

Một ví dụ thường thấy của quản lý trực quan nhận biết là nhãn dán hoặc tem mác các loại sản phẩm. Một số nhãn sản phẩm được hiển thị bằng màu sắc khác nhau để giúp phân biệt các mã sản phẩm giống nhau. Hiện nay, đa số các sản phẩm được hiển thị bằng mã vạch hoặc mã QR, thuận tiện cho việc nhập liệu bằng phần mềm quản lý kho.

Phương pháp quản lý bằng nhãn dán và mã sản phẩm là một điều tất yếu ở bất kỳ cơ sở sản xuất chuyên nghiệp nào.

Lợi ích của việc quản lý trực quan là tính hiệu quả. Hình ảnh nhận dạng sẽ giúp giảm thiểu thời gian cần thiết để tìm kiếm hàng hóa.

Một ví dụ khác nữa của quản lý trực quan nhận biết là hiển thị vạch chứa nguyên liệu để đánh dấu mức tồn kho cần đặt hàng. Thay vì kiểm tra sổ sách hoặc dùng dụng cụ đo, ta có thể kẻ vạch trên bình chứa nguyên liệu hoặc vị trí chưa hàng hóa lưu kho để biết được khi nào cần đặt hàng mới bổ sung.

• Informative – Thông tin:

Với loại mieruka này, bạn có thể nhận được thông tin quan trọng một cách ngắn gọn từ một vị trí nhất định. Thông tin tóm tắt như vậy thường được đặt trên tường và bảng trắng, và dành riêng cho một chủ đề duy nhất để hình ảnh được nhắm mục tiêu và cụ thể.

Trong ví dụ này, chúng ta có thể thấy một bức tường nằm ngay phía trên khu vực kiểm tra, trong đó các bộ phận của màn hình LCD được kiểm tra chất lượng. Ở giữa có một loạt biểu đồ thanh cung cấp thông tin về số lượng lỗi của các bộ phận LCD, cũng như phân tích các lý do lỗi. Bức tường cũng chứa các hình ảnh thông tin khác như danh sách các lỗi hư hỏng thường gặp.

Bức tường hoàn thành mục đích của nó bằng cách cung cấp đủ thông tin để cho phép người quản lý hoặc các bên quan tâm khác hiểu chính xác những gì đang diễn ra. Tại đây, chúng ta có thể thấy số lượng lỗi trung bình được chia thành loại tương ứng và xu hướng sản phẩm lỗi đang diễn biến như thế nào qua thời gian.

• Instructional – Hướng dẫn

Loại Mieruka này được thể hiện dưới dạng biển báo, chỉ dẫn cho công việc. Chúng được thiết kế để đảm bảo tính nhất quán trong hoạt động.

Ví dụ thường thấy là các chỉ dẫn vận hành một cách đơn giản được dán ở ngay trên máy. Hay các tiêu lệnh chữa cháy trong phân xưởng, chỉ dẫn sử dụng nhà vệ sinh…

Một ví dụ khác là hiển thị min max, chiều cao tối đa ở khu vực giá để hàng để đảm bảo rằng bạn không sắp xếp hàng vược quá mức được yêu cầu.

• Planning – Lập kế hoạch

Loại Mieruka này cho chúng ta thấy tiến trình thực hiện công việc một cách trực quan và cách thức vận hành một kế hoạch.

Ví dụ điển hình là quá trình triển khai một sản phẩm mới bao gồm các giai đoạn khác nhau và trách nhiệm của mỗi bộ phận, thời gian thực hiện trong bao lâu.

So với việc đọc một bản báo cáo toàn là chữ thì việc thể hiện tiến độ và nhiệm vụ như ví dụ trên hiệu quả và dễ hiểu hơn nhiều.

Việc quản lý trực quan không phải là một phát minh mới mà đã được sử dụng từ lâu. Thông qua các hiển thị trực quan này, người quản lý hoặc những người có liên quan có thể tiếp nhận vấn đề một cách nhanh chóng, rõ ràng nhất. Qua đó, công cụ này giúp chúng ta nâng cao năng suất công việc và sử dụng nhân lực một cách hiệu quả.

28/09/2021

Nomuda