LOẠI BỎ LÃNG PHÍ, NÂNG CAO NĂNG SUẤT VỚI 5S

Chúng ta đã làm quen với các khái niệm được sử dụng trong phương thức sản xuất Toyota như Kaizen, Kanban, Just In Time… Tuy nhiên, phải thừa nhận rằng không thể một sớm một chiều là có thể áp dụng được những điều này vì tổ chức cần có một hệ thống lớn, tiến hành đào tạo nội bộ trong một thời gian đủ dài để tất cả mọi người có thể hiểu thấu đáo và thực hiện.
Nói vậy, nhưng bạn đừng nản lòng. Một cách làm khác cũng có tác dụng loại bỏ lãng phí, nâng cao hiệu suất lao động mà lại vô cùng đơn giản, công ty nhỏ đến đâu cũng có thể áp dụng được mà không cần tiêu tốn nhiều kinh phí – đó là dọn dẹp.

Dọn dẹp thì có gì mà ghê gớm? Đừng hiểu nhầm nhé, không phải dọn dẹp là làm cho sạch đẹp thôi đâu, dọn dẹp có thứ tự, nguyên tắc và tiêu chí – đó là 5S. Đã bao giờ bạn thử tiến hành dọn dẹp mà không biết nên giữ hay nên vứt đồ gì, hoặc vừa dọn dẹp xong, mọi thứ đã ngay lập tức trở về trạng thái bừa bộn chưa? Nếu đã từng như vậy, là do khi bạn bắt tay vào dọn dẹp, bạn chưa thực hiện đúng các bước của 5S, và có thể là đã bỏ qua Seiri và Seiton. 5S là một thuật ngữ được tạo ra từ việc lấy chữ cái đầu của năm hoạt động thường xuyên trong việc duy trì và Kaizen môi trường làm việc.
5S bao gồm:
1. Bước thứ nhất: Seiri (Sàng lọc)
Thực hiện Seiri nghĩa là phân biệt giữa “thứ cần thiết” và “thứ không cần thiết”, sau đó vứt bỏ “những thứ không cần thiết”.
2. Bước thứ hai: Seiton (Sắp xếp)
Thực hiện Seiton nghĩa là sắp xếp để sao cho có thể lấy ra thứ cần thiết với số lượng cần thiết, vào thời điểm cần thiết.
3. Bước thứ ba: Seisou (Sạch sẽ)
Thực hiện Seisou nghĩa là lau dọn cho sạch sẽ, giữ cho những vật sử dụng hàng ngày không bị dơ bẩn.
4. Bước thứ tư: Seiketsu (Săn sóc)
Duy trì trạng thái lý tưởng sau khi Seiri-Seiton-Seisou
5. Bước thứ năm: Shitsuke (Sẵn sàng)
Đặt ra luật lệ liên quan đến 3S đầu tiên để mọi người tuân thủ.

Hai bước đầu tiên Seiri và Seiton là hai bước quan trọng nhất trong quá trình dọn dẹp. Trên thực tế, chúng ta thường xuyên bắt gặp tình trạng giấy tờ chất đống trên bàn làm việc, đồ đạc không dùng đến chất đầy trong nhà kho. Vấn đề chính không phải là do mọi người không có thời gian dọn dẹp, không biết thực hiện Seiri – Sàng lọc mà do tâm lý “Tiết kiệm”, “Vứt đồ là lãng phí”. Nếu không vượt qua được rào cản tâm lý này thì chúng ta sẽ không bao giờ cải tiến môi trường làm việc được.
Vì sao chúng ta cần thực hiện Seiri? Câu trả lời là : Càng giữ đồ càng tăng chi phí.

SEIRI giúp làm giảm lãng phí.
Có một kẻ thù giấu mặt mang tên “4 loại lãng phí” luôn ẩn nấp xung quanh bạn.
– Lãng phí không gian: lãng phí diện tích, lãng phí khoảng trống để chứa những đồ không cần thiết. Những diện tích này không phải là miễn phí, đa phần nhà xưởng chúng ta phải đi thuê, phải trả tiền mới có thể sử dụng được.
– Lãng phí thời gian: lãng phí do phát sinh thời gian tìm kiếm khi không biết tài liệu, đồ vật mình tìm đang ở đâu.
– Lãng phí do sai sót: lãng phí do phát sinh các vấn đề như chất lượng không tốt do tồn kho quá nhiều, do lấy nhầm số liệu…
– Lãng phí do di chuyển lấy đồ: Nếu đồ vật thường xuyên sử dụng đặt ở xa thì thời gian đi lấy sẽ trở nên lãng phí.

Thực hiện Seiri như thế nào?
Trước hết cần xây dựng tiêu chuẩn phán đoán “Thứ cần thiết” và “Thứ không cần thiết”. Tiêu chuẩn này chính là THỜI GIAN.
Thông thường người ta chia các món đồ cần dọn dẹp thành 3 nhóm:
– Nhóm 1: Món đồ sẽ dùng ngay (sẽ sử dụng hôm nay hoặc ngày mai)
– Nhóm 2: Món đồ lúc nào đó sẽ dùng (thiết lập kỳ hạn cho nhóm này, nếu quá kỳ hạn sẽ chuyển sang nhóm 3)
– Nhóm 3: Món đồ sẽ không bao giờ dùng tới.
Nhóm 3 là nhóm có thể loại bỏ ngay lập tức.
Nếu thời hạn lưu giữ của nhóm 2 càng ngắn thì đồ càng ít đi và ngược lại. Rút ngắn kỳ hạn của nhóm 2, có thể giúp giảm đồ đạc một cách đáng kể.

SEITON giúp nâng cao năng suất công việc.
Sau khi thực hiện Seiri, chúng ta chỉ còn lại những đồ vật thực sự cần thiết. Việc cần làm tiếp theo là Seiton. Khi tiến hành Seiton – Sắp xếp, cần ưu tiên vị trí để đồ vật sao cho không phát sinh các công việc đi kèm.
Bạn sẽ mất khá nhiều thời gian và công sức cho công việc đi kèm nếu:
– Đặt các vật thường xuyên sử dụng ở xa, tốn thời gian đi lấy

– Đặt những vật cần sử dụng cùng nhau ở hai nơi khác nhau.
– Đặt các vật thường sử dụng trong thao tác ở quá thấp hoặc quá cao so với tầm tay.

Một trong những yếu tố quyết định vị trí đặt đồ chính là “tần suất sử dụng”:

– Những đồ vật thường sử dụng đặt ở nơi gần nhất hoặc ngăn kéo bàn làm việc.
– Những đồ vật có tần suất sử dụng thấp thì sử dụng chung và tổ chức quản lý, hiển thị trực quan hóa.

Để dọn dẹp thành thói quen, có một bí quyết đó là dành thời gian cố định để thực hiện. Nếu chỉ dọn dẹp xung quan bàn làm việc hoặc vị trí thao tác của mình thì không cần đến công ty dọn dẹp chuyên nghiệp mà cá nhân cũng có thể tiến hành.

Vì vậy, để thực hiện và duy trì 5S, hãy thiết lập thời gian thực hiện 5S cố định cùng nhau các bạn nhé. Sau khi thực hiện 5S đã thành thói quen, bạn sẽ ngạc nhiên trước hiệu quả mà cách làm đơn giản này mang lại đấy.

(Tài liệu tham khảo: Dọn dẹp theo Phương thức Toyota – OJT Solutions)
Nomuda.