Một thách thức hàng đầu đối với các công ty khi trở nên lớn hơn là làm thế nào để duy trì mức độ năng động cao và sự cam kết của nhân viên. Trong những năm qua, các nhà quản lý đã xây dựng một loạt các phương pháp tiếp cận để giải quyết vấn đề, bao gồm các nhóm tự quản lý, hệ thống tự tổ chức … tất cả đều được thiết kế để cung cấp cho các nhà quản lý và nhân viên cảm giác trực tiếp hơn về trách nhiệm cho công việc mang lại lợi nhuận của công ty. Nhưng rất ít công ty đã tiến xa như Kyocera.
Hệ thống quản lý đặc biệt của Kyocera – Amoeba Dynamic Management System (ADMS) đã giúp công ty này thúc đẩy tăng trưởng bằng cách phân cấp mạnh mẽ thành hàng nghìn đơn vị kinh doanh nhỏ, tập trung vào khách hàng.
- Hệ thống quản lý Amoeba
Inamori Kazuo – nhà sáng lập Kyocera, chủ tịch danh dự của Japan Airlines, chủ tịch KDDI – hãng viễn thông) đã tạo ra hệ thống quản lý này và nó được xem là bí mật tạo ra lợi nhuận cao và liên tục trong suốt 57 năm bất kể biến động thị trường. Được thành lập vào năm 1959, Kyocera có trụ sở chính tại Kyoto, Nhật Bản, sản xuất nhiều loại gốm sứ công nghiệp, linh kiện bán dẫn, thiết bị điện tử và thiết bị thông tin và viễn thông. Theo báo cáo tài chính ngày 31/03/2012, Kyocera có doanh thu 14,5 tỷ đô la và có hơn 70.000 nhân viên trên toàn cầu. Công ty đã báo cáo số lợi nhuận ròng là 1 tỷ đô la – con số này đại diện cho năm thứ 53 liên tiếp của Kyocera về lợi nhuận.
Tại sao là Amoeba?
Amoeba là từ tiếng Anh chỉ loài amip – sinh vật đơn bào có khả năng tự sinh sôi bằng cách nhân đôi, tự thay đổi hình dạng để phù hợp với môi trường. Tương tự như vậy, hệ thống quản lý Amoeba cung cấp một phản ứng tự phát, cân bằng từ bên trong cho một thế giới kinh doanh được đặc trưng bởi sự thay đổi nhanh chóng, năng động. Tại Kyocera Group, 70.000 nhân viên được tách ra làm hơn 3000 nhóm amoeba, mặc dù con số chính xác dao động khi các đơn vị riêng lẻ phân chia, hợp nhất và tan rã. Khi phục vụ các nhóm khách hàng khác nhau, mỗi Amoeba có chung mục tiêu chiến lược: cam kết về giá cả, chất lượng, giao hàng kịp thời và thể hiện các giá trị của công ty về công bằng, chính trực, siêng năng và lương thiện. Mỗi đơn vị, thường bao gồm từ 5 đến 50 nhân viên, hoạt động độc lập và phối hợp với các Amoeba khác để đạt được mức tăng trưởng có lãi. Văn hóa của Kyocera cũng phải phù hợp để đáp ứng được mục tiêu này.
Ưu điểm của hệ thống quản lý Amoeba
Thiết kế cấu trúc phi tập trung làm cho tính minh bạch của tổ chức tăng lên, nhân công ở tất cả mọi cấp độ của tổ chức đều có cơ hội áp dụng kỹ năng chuyên môn của mình cho các vấn đề kinh doanh và kỹ thuật chứ không sợ “không có đất dụng võ”. Tất cả các thành viên của một Amoeba đều có thể thấy được kết quả kinh doanh của nhóm mình, giống như họ là chủ sở hữu thực thụ của doanh nghiệp. Quản lý Amoeba thúc đẩy nhân viên phải tăng cường kiến thức chuyên sâu và yêu cầu mỗi người phải có tư duy khởi nghiệp. Mọi người đều phải chịu trách nhiệm cao với thành quả, và chiến đấu hết mình vào mọi lúc để thích nghi liên tục với thị trường.
Đây là lời giải khá ổn thỏa cho việc càng lớn lên càng kém năng động của các công ty. Đồng thời, hệ thống này tránh được bộ máy quản lý quan liêu, lãnh đạo và quản lý xa rời nhân viên, nhân viên thì không ai cho rằng mình có trách nhiệm tạo ra lợi nhuận, người có năng lực thì cũng không muốn đóng góp cho công ty vì không được ghi nhận.
Nhược điểm của hệ thống quản lý Amoeba
Trong các môi trường kinh doanh phức tạp, cạnh tranh, hệ thống quản lý Amoeba áp dụng việc trao quyền cho nhân viên, cho phép các công ty thích ứng nhanh với thay đổi.
Tuy nhiên, nó cũng có thể đi kèm với một cái giá phải trả: hành vi không hợp tác, bất hòa. Do đó, chỉ phân quyền là không đủ, để phân cấp có hiệu quả, các nhà quản lý cần có cơ chế thích hợp để giải quyết xung đột. Ví dụ, loài Amip thường cạnh tranh để có cùng khách hàng, nhân viên và nguồn vốn khan hiếm. Nếu những xung đột này không được quản lý cẩn thận, lợi ích của các nhóm Amoeba có thể xung đột với lợi ích của tổ chức. Văn hóa của Kyocera đóng vai trò là cơ chế chính để đảm bảo rằng lợi ích của tổ chức là trên hết. Điều này đạt được thông qua các cuộc họp giữa các Amoeba.
Văn hóa tổ chức của Kyocera bị ảnh hưởng rất nhiều bởi văn hóa Nhật Bản, đặc biệt là sự nhấn mạnh vào tính tập thể cao và lòng trung thành của nhóm. Ở Nhật Bản, nhân viên có truyền thống sẵn sàng đặt nhu cầu của nhóm lên trước nhu cầu cá nhân của họ. Định hướng tập thể này đã thúc đẩy sự kết hợp tổ chức; thay vì chỉ làm việc cho bản thân, các Amoeba làm việc vì lợi ích lớn hơn của công ty.
- Những thách thức đối với Kyocera
Mặc dù hệ thống quản lý Amoeba đóng góp rất lớn vào sự thành công của công ty nhưng nó cũng đi kèm với những thách thức sau:
Thách thức thứ nhất: Khả năng nhân viên bị kiệt sức.
Theo một số kết quả nghiên cứu, các công nhân làm việc tại Kyocera đều mô tả môi trường đòi hỏi nhiều khó khăn và thách thức. Tại nhà máy ở San Diego, các nhân viên cho biết họ làm việc nhiều giờ hơn đáng kể so với các đồng nghiệp ở các công ty khác.
Trong những năm gần đây, cảm nhận của nhân viên trẻ về công việc đã thay đổi đáng kể tại Nhật Bản. Họ có xu hướng ít kiên nhẫn hơn đối với các thủ tục của công ty, chẳng hạn như các cuộc họp vào buổi sáng của toàn nhà máy và tham gia nhiều hơn vào các sở thích không liên quan đến công việc bên ngoài hơn so với đồng nghiệp lớn tuổi của họ. Những người lao động trẻ tuổi này cũng có xu hướng thay đổi công việc dễ dàng hơn.
Thách thức thứ hai: Công ty gặp khó khăn trong việc tuyển dụng nhân tài, những người thích ứng được mức độ khó cao trong xử lý công việc của hệ thống quản lý Amoeba.
Khi công ty phát triển, một thách thức liên quan liệu công ty có thể tìm thấy những người mới mà công ty cần, những người có khả năng đối phó với môi trường làm việc khắt khe và mức độ trao quyền đi kèm với hệ thống quản lý Amoeba. Một nghiên cứu mới đây cho thấy môi trường làm việc phong phú và được trao quyền không phải là mong muốn phổ biến đối với nhiều người. Nhiều người thích môi trường làm việc mà người khác lập kế hoạch, phân công, giám sát và đánh giá công việc của họ, do đó trách nhiệm trong công việc của họ cũng thấp hơn.
- Hệ thống Quản lý Amoeba có phù hợp với mọi công ty không?
Hệ thống quản lý Amoeba có thể hoạt động tốt trong một công ty nhưng cũng có thể không phù hợp trong một công ty khác.
Nhìn chung thì các môi trường kinh doanh đặc trưng bởi sự cạnh tranh gay gắt và thay đổi công nghệ nhanh chóng phù hợp Hệ thống Quản lý Amoeba hơn vì các công ty hoạt động trong môi trường đó yêu cầu cấu trúc phi tập trung. Ngược lại, môi trường kinh doanh ổn định có mức độ cạnh tranh thấp thì quản lý tập trung thường phát huy hiệu quả.
Mặc dù sự cạnh tranh cao và thay đổi công nghệ với tốc độ nhanh có thể là những điều kiện tiên quyết cần thiết cho việc sử dụng Hệ thống Quản lý Amoeba, nhưng Hệ thống Quản lý Amoeba khó có thể tạo ra thành công cho tổ chức nếu không có sự hiện diện của văn hóa tổ chức hỗ trợ thích hợp và phong cách lãnh đạo.
Sự phù hợp và khả năng thành công nằm ở văn hóa tổ chức và việc sử dụng các phong cách lãnh đạo hỗ trợ trao quyền cho nhân viên. Trao quyền là trọng tâm của Hệ thống Quản lý Amoeba. Những nhà lãnh đạo áp dụng hệ thống quản lý này cần thể hiện phong cách lãnh đạo nổi bật và giúp nhân viên phát triển ý thức làm chủ công ty, đồng thời họ phải là những người công bằng, chính trực, liêm minh thì mới có thể thuyết phục những người khác làm việc theo mình. Các tổ chức đi quá xa trong việc thúc đẩy hoạt động mang tính cạnh tranh, chủ nghĩa cá nhân hóa cao có thể gặp khó khăn nếu họ cố gắng áp dụng phương pháp quản lý này.
(Tài liệu tham khảo: sloanreview.mit.edu)
Nomuda.