Không phải tất cả các chuyển động đều mang lại giá trị cho công việc nếu xét trên quan điểm của khách hàng. Lao động của con người bao gồm rất nhiều “công việc đi kèm”. Hãy lấy việc in báo cáo làm ví dụ. Để in ra báo cáo, mở tài liệu trên máy tính, ấn lệnh in là thao tác chính. “Công việc đi kèm” là chuẩn bị giấy, đi bộ ra máy in lấy báo cáo, kiểm tra và sắp xếp tài liệu. Nếu có thể cắt giảm tối đa các “công việc đi kèm” thì công việc sẽ trở nên hiệu quả hơn.
Loại bỏ các công việc đi kèm chính là mục đích của Seiton.
Seiton nghĩa là gì?
Seiton có thể được hiểu là Sắp xếp trong tiếng Việt. Tuy nhiên, không phải sắp xếp một cách tùy ý cho gọn gàng, đẹp mắt mà sắp xếp ở đây cần hiểu là sắp đặt đồ vật ở vị trí hợp lý nhất, để có thể cắt giảm các thao tác thừa, gây lãng phí.
Để thực hiện đúng và duy trì Seiton, cần lưu ý 3 điểm dưới đây:
Sắp xếp dựa vào tần suất sử dụng.
Tiêu chuẩn hàng đầu của việc phân loại, sắp xếp đồ vật chính là tần suất sử dụng. Đặt đồ vật thường sử dụng ở gần và trong tầm tay là suy nghĩ cơ bản trong quá trình thực hiện 5S.
Ví dụ
- Những đồ vật thường xuyên sử dụng thì đặt ở trong ngăn kéo bàn làm việc hoặc ở kệ gần ngay bàn.
- Những đồ vật một tuần hoặc một tháng mới dùng một lần thì có thể đặt ở kệ ở vị trí xa hơn trong phòng
- Nếu trên ba tháng mới sử dụng một lần thì nên đóng hộp, ghi nhãn loại tài liệu, thời gian và thời hạn lưu trữ, cất trong kho.
Những tài liệu cũ hơn thì đặt ở vị trí bên trái, tài liệu mới đặt ở vị trí bên phải và dịch chuyển dần về bên trái theo thời gian.
Những đồ vật có tần suất sử dụng thấp, thay vì mỗi người có một cái thì nên chọn cách dùng chung để tiết kiệm không gian và giảm chi phí. Ví dụ: máy ảnh, dụng cụ lên xuống khuôn…
Mặt trái của việc đặt đồ ở không gian chung là sẽ phát sinh thời gian di chuyển để lấy đồ. Tuy nhiên, nếu gom về một chỗ thì mỗi người sẽ ý thức được việc sử dụng tài sản chung một cách cẩn thận và trả về chỗ cũ sau mỗi lần sử dụng.
Quy định đường kẻ tại vị trí để đồ vật
Trong một công xưởng sản xuất thường có rất nhiều dụng cụ như xe đẩy, xe kéo tay, xe nâng, bàn thao tác, bàn làm việc… Nếu không quy định vị trí cố định cho từng dụng cụ thì người công nhân sẽ mất rất nhiều thời gian để đi tìm đồ vật. Nếu quy định rồi mà không dán hiển thị vị trí để bằng băng dính dán nền hoặc sơn kẻ vạch thì đồ vật rất dễ bị dịch chuyển từ chỗ này sang chỗ khác.
Đầu tiên, hãy tạo ra quy chuẩn dựa trên giả thuyết, sau đó vừa quan sát thực tế vừa điều chỉnh. Nếu đồ vật phía trong đường kẻ tràn ra ngoài, có 2 khả năng: hoặc vị trí không đủ rộng hoặc số lượng đồ vật được sử dụng tăng đột biến so với tính toán.
Đường kẻ giúp chúng ta nhận ra vấn đề một cách dễ dàng và điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với thực tế.
Quyết định địa chỉ cho đồ vật.
Giống như phương pháp quản lý tồn kho fixed location, mỗi một mặt hàng được gán cho một vị trí nhất định được đánh mã số trong kho, đồ vật trong phân xưởng, văn phòng cũng nên được sắp xếp như vậy.
Việc gán địa chỉ cho đồ vật cũng rất quan trọng khi cần sắp xếp các file dữ liệu trong máy tính. Cách làm phổ biến đối với các file này là đánh số thứ tự các thư mục, sau đó phân chia các file thành ít nhất 3 lớp dữ liệu: loại lớn, loại trung và loại nhỏ.
Nếu có sơ đồ rõ ràng cái gì, ở đâu thì có thể dễ dàng nhận ra vị trí của đồ vật và trả về đúng nơi sau khi sử dụng ngay cả đối với một nhân viên mới.
Khi tiến hành Seiton, điều cơ bản là phải biểu thị rõ ràng vị trí cố định cho đồ vần, dù cho không cố gắng nhìn mà vẫn nhìn thấy.
Khi mua thêm đồ mới chưa từng có tại nơi làm việc thì chúng ta cần quyết định trước vị trí đặt đồ hoặc tạo ra hệ thống quyết định vị trí đặt đồ trước khi mua. Nếu không làm điều này, đồ vật mới sẽ được đặt vào vị trí trống một cách tùy tiện, chẳng bao lâu Seiton sẽ trở nên lộn xộn.
Một mẹo nhỏ mà người ta thường dùng để tránh việc trả đồ vật về sai vị trí là dán băng dính có viết tên đồ vật lên vị trí đặt đồ hoặc tạo ra khay đặt đồ có hình dáng của đồ vật. Biết được vị trí đặt đồ chính xác sẽ giúp chúng ta trả đồ vật về đúng vị trí của chúng. Hơn nữa, nếu đồ vật được đặt sai, ta sẽ thấy rất khó chịu. Nhờ đó mà Seiton được duy trì.
10/10/2021
Nomuda