Có bao giờ bạn rơi vào tình cảnh làm cả ngày mà không hết việc, hôm nào cũng phải ở lại tăng ca? Bạn đang tìm cách thoát ra khỏi tình trạng đó nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Bạn mong muốn làm việc với thời gian ít hơn những đạt hiệu quả tương đương hoặc cao hơn lúc trước?
Làm thế nào để nhận biết một công việc hiệu quả?
Hãy cùng xem xét một ví dụ sau nhé:
Nhân viên A của công ty X có nhiệm vụ chính là lắp ráp ốc vít vào sản phẩm trước khâu hoàn thiện. Khi nhận được linh kiện cần vặn ốc, anh ta bước đi đến thùng chứa trang thiết bị và tìm kiếm mã ốc vít của một vài bộ phận. Tiếp theo, anh đi đến bàn, lục tìm ngăn kéo và lấy được súng bắn vít chạy điện mà mình cần. Sau đó, anh mang theo súng, hộp đựng các loại ốc vít đến góc làm việc và bắt đầu lắp ráp linh kiện. Trong lúc làm, anh phát hiện ra còn thiếu một vài con ốc nữa. Anh lại quay lại thùng chứa trang thiết bị để lấy. Sau khi lấy đủ rồi, anh vặn ốc bằng súng bắn vít. Một con ốc đột nhiên rụng ra, phải bỏ đi, anh lại đi về phía thùng đồ nghề để lấy thêm một con ốc thay thế.
Nhìn qua thì thấy có vẻ nhân viên A này làm việc rất nỗ lực. Tuy nhiên sự thật là có những thứ mà mọi người gọi là “công việc” lại không hề mang lại giá trị gia tăng nếu xét từ góc nhìn của khách hàng. Không phải tất cả “hành động” trong ví dụ trên đều là “lao động”.
Ở trên, khách hàng sẽ cho rằng chỉ có công đoạn vặn ốc vít khiến sản phẩm hoàn thiện mới đem lại giá trị. Ta có thể thấy có quá nhiều thao tác lãng phí được thể hiện như đi bộ, tìm kiếm mã ốc vít, lấy thiếu hàng, sữa chữa…Nếu những hành động không mang lại giá trị gia tăng này bị loại bỏ, năng suất và hiệu quả lao động sẽ tăng lên. Hay nói cách khác nhân viên A sẽ mất ít thời gian hơn để hoàn thành tốt công việc của mình.
Ngày trước, tôi có một nhân viên làm ở vị trí mua hàng. Nhiệm vụ chính của cô ấy là tìm kiếm nhà cung cấp, tiến hành đàm phán về giá cả, làm hợp đồng, theo dõi thực hiện hợp đồng. Cô ấy lúc nào cũng bận rộn gọi điện thoại trao đổi với nhà cung cấp. Trong văn phòng hầu như lúc nào cũng chỉ nghe thấy tiếng của cô. Tuy nhiên, nếu để ý kỹ thì nội dung trao đổi của cô ấy với nhà cung cấp rất đơn giản như chỉ dẫn đường đi, hỏi lại về các thành phần của báo giá… Những nội dung này thường chiếm tới hàng tiếng đồng hồ trao đổi qua điện thoại nhưng sẽ hiệu quả hơn nhiều nếu cô viết email và đưa ra chỉ dẫn bằng những kiến thức sẵn có trên Internet.
Một công việc hiệu quả là một công việc không có (hoặc có rất ít) những hành động lãng phí, những thao tác thừa.
Làm thế nào để nâng cao năng suất?
Để nâng cao năng suất lao động, sử dụng thời gian một cách hiệu quả ta cần loại bỏ lãng phí.
Trong bộ phim “Mưu cầu hạnh phúc” – Pursuit of Happiness do nam tài tử Will Smith thủ vai chính, có một phân đoạn nói lên cách tận dụng triệt để thời gian làm việc của anh. Trong số hơn một trăm người thử việc không lương, chỉ có 1 người duy nhất – người đem về nhiều hợp đồng nhất cho công ty sẽ trở thành nhân viên chính thức. Để làm được điều này, nhân vật chính đã tính toán anh ta phải gọi tối thiểu bao nhiêu cuộc điện thoại một ngày. Anh ta không đi uống nước, thậm chí, không gác máy điện thoại mà chỉ ấn nút tắt sau đó bắt đầu một cuộc gọi mới. Điều này tiết kiệm cho anh 10 giây trên một cuộc gọi, giúp anh ta gọi được cho nhiều khách hàng hơn so với đối thủ của mình.
Ví dụ trên cho thấy, ngay cả trong những thao tác nhỏ hàng ngày cũng tồn tại những sự lãng phí, chưa kể những hành động gây mất tập trung như kiểm tra tin nhắn điện thoại, tán gẫu trong giờ làm việc,…
Nếu ta biết tìm ra và triệt để loại bỏ lãng phí, tập trung toàn bộ thời gian vào các hành động tạo ra giá trị gia tăng, năng suất lao động sẽ được tăng lên.
Loại bỏ thao tác lãng phí là cách dễ dàng và nhanh chóng nhất để đạt được hiệu quả mong muốn.
Ngoài ra, liên tục nâng cao kỹ năng làm việc của bản thân để có thể xử lý vấn đề nhanh hơn, cũng là cách giúp bạn nâng cao chất lượng và năng suất công việc.
Tuy nhiên, nâng cao kỹ năng cần có thời gian và nỗ lực học hỏi, rèn luyện không ngừng nghỉ. Khi kỹ năng trong công việc được cải thiện, vị trí của bạn sẽ trở nên quan trọng hơn trong công ty và thu nhập của bạn chắc chắn sẽ được nâng lên.
02/10/2021
Nomuda