Khi Toyota tiến hành liên doanh với GM để thành lập nhà máy New United Motor Manufacturing, Inc., trên đất Mỹ, những người Mỹ đã nhận thấy sự khác biệt rõ ràng về hai nền văn hóa. Người Mỹ cho rằng cho dù công việc có đạt được kết quả tuyệt vời đến đâu đi chăng nữa, thì các đồng nghiệp người Nhật luôn buộc phải tìm ra một lỗi lầm hoặc chỉ ra một nhược điểm nào đó.
Thực ra, điều này khá khó hiểu đối với những ai chưa từng làm quen với văn hóa Nhật Bản. Đối với người Nhật, chỉ ra lỗi lầm không nhằm mục đích làm tổn thương cá nhân ai hết mà là giúp người đó phát triển, không phải là làm hỏng dự án mà là chỉ ra những khiếm khuyết để dự án ngày càng trở nên tốt hơn. Nếu hiểu được điều này, bạn sẽ vượt qua những lời phê bình mang tính chất xây dựng đó.
Việc luôn chỉ ra lỗi lầm là một đặc điểm của thực hiện Hansei – chìa khóa của việc học tập và phát triển trong các công ty Nhật Bản.
Hansei nghĩa là gì?
Hansei là một phần quan trọng của văn hóa Nhật Bản – một hình thức thiền định được thực hiện bằng cách nhìn sâu vào nội tâm để nhận ra những sai lầm trong quá khứ, rút ra các bài học và cam kết thực hiện những đối sách khắc phục.
Hansei có thể dịch là sự tự phê bình (phản tỉnh).
Ở Nhật Bản, đôi khi cha mẹ hay nhắc nhở con cái rằng “Hãy biết phản tỉnh”. Khi đó, chúng phải biết hối lỗi và sửa đổi cách cư xử của mình cả trong suy nghĩ, thái độ và hành động. Thế nên, khi một đứa trẻ được bảo phải biết phản tỉnh thì đứa trẻ nào cũng hiểu những gì mà cha mẹ nó muốn truyền đạt.
Trong một tổ chức, không thể có Kaizen mà không có Hansei. Hansei trong văn hóa Nhật Bản nghĩa là khi làm sai chuyện gì, đầu tiên người ta sẽ cảm thấy thực sự buồn. Sau đó, họ cần phải vượt qua nỗi buồn ấy, nhận ra vấn đề nằm ở đâu và đưa ra giải pháp và cam kết rằng họ sẽ không phạm phải loại sai lầm ấy một lần nào nữa. Hansei và Kaizen luôn sóng đôi. Không thể có cải tiến mà không thừa nhận rằng có vấn đề đang tồn tại.
Thực hiện Hansei như thế nào?
Mặc dù không có quy chuẩn chính thức khi thực hiện Hansei, nhưng các bước sau có thể giúp bạn thực hành phương pháp này. Hansei thường được thực hiện một mình nhưng bạn có thể áp dụng điều này trong một nhóm bằng cách sử dụng cùng một quy trình dưới đây.
Bước 1: Xác định vấn đề.
Hansei bắt đầu với nhận thức rằng không có ai hoặc không có hệ thống nào là hoàn hảo. Để bắt đầu thực hành, hãy xác định vấn đề hoặc sai lầm mà bạn muốn khắc phục. Khi thực hiện điều này với một nhóm, bạn có thể hỏi nhóm của mình họ cho rằng lĩnh vực nào của dự án không đạt được kỳ vọng. Sự chênh lệch giữa thực tế và trạng thái lý tưởng trong kỳ vọng là vấn đề mà bạn hoặc nhóm của bạn cần giải quyết.
Bước 2: Chịu trách nhiệm.
Bước tiếp theo khi thực hiện Hansei là chấp nhận rằng bạn phải chịu trách nhiệm về những điều không mong muốn đã xảy ra. Suy nghĩ này sẽ giúp bạn trung thực và hiệu quả trong việc lập kế hoạch cải tiến công việc hoặc cải thiện bản thân mình.
Khi thực hiện Hansei với một nhóm, tất cả mọi người đều phải chịu trách nhiệm về kết quả của dự án. Đó không phải là trách nhiệm hay lỗi của một thành viên trong nhóm mà là của cả nhóm.
Bước 3: Liệt kê nguyên nhân gốc rễ.
Đây là bước phân tích sâu về truy tìm nguyên nhân gốc. Khi thực hiện Hansei đúng cách, bạn có thể khám phá ra các hệ thống niềm tin, thói quen và giả định mà bạn thường sử dụng khi ra quyết định trong cuộc sống của mình. Một số hệ thống niềm tin và thói quen bạn đã và đang làm có thể đã cản trở bạn. Bằng cách thể hiện chúng ra ngoài, bạn nhận thức rõ hơn về cách chúng ảnh hưởng đến hành động của bạn.
Khi thực hiện Hansei với một nhóm, hãy xem xét động lực của nhóm và cách thức thực hiện công việc giữa tất cả các thành viên. Điều này có thể làm rõ các hành vi của nhóm, một trong những nguyên nhân dẫn tới sai lầm.
Bước 4: Đề ra kế hoạch cải tiến
Thực hiện Hansei sẽ là vô ích nếu bạn không làm bất cứ điều gì để học hỏi và cải thiện sai lầm mà bạn đã nhận ra trong quá trình phản tỉnh. Sau khi tìm ra nguyên nhân gốc rễ, hãy lập một kế hoạch hành động cụ thể để tránh tái diễn sai lầm tương tự.
Khi thực hiện hansei với một nhóm, hãy suy nghĩ về các giải pháp và viết các ý tưởng của bạn lên bảng để mọi người có thể xem xét chúng. Bạn cần mọi người đồng ý với các giải pháp và cam kết thực hiện chúng. Hãy nhớ ghi lại kế hoạch cải tiến của bạn và thường xuyên cập nhật nó để theo dõi quá trình cải tiến của đội ngũ.
Thực sự thì Hansei còn sâu sắc hơn sự tự phê bình. Đó chính là việc đối mặt và trung thực với bản thân về điểm yếu của mình. Nếu chỉ tập trung vào điểm mạnh thì bạn chỉ là một người tự mãn không hơn không kém.
Nhưng nếu thẳng thắn thừa nhận nhược điểm của mình, không e ngại sự đánh giá từ bên ngoài thì bạn mới thực sự là một người mạnh mẽ và ngày càng trở nên hoàn thiện. Điều đó mới chính là gốc rễ của khái niệm Kaizen.
21/10/2021
Nomuda.