TRUY TÌM NGUYÊN NHÂN CỐT LÕI VỚI 5 WHYS

Ở bước thứ tư “Xác định nguyên nhân cốt lõi (nguyên nhân gốc rễ)” của 8 bước giải quyết vấn đề, chúng ta cần truy tìm tới cùng nguyên nhân làm phát sinh vấn đề. Chỉ khi tìm ra được nguyên nhân này, chúng ta mới có thể lập đối sách, khắc phục được triệt để. Một trong những kỹ thuật truy tìm nguyên nhân gốc rễ trong sản xuất tinh gọn là kỹ thuật 5 Whys.

Kỹ thuật 5 Whys là một trong những công cụ hiệu quả nhất để phân tích nguyên nhân gốc rễ trong kho vũ khí quản lý tinh gọn.

Nguồn gốc của 5 Whys.

5 Whys là một phần của Hệ thống Sản xuất Toyota, được phát triển bởi Sakichi Toyoda, một nhà phát minh và nhà công nghiệp Nhật Bản, kỹ thuật này đã trở thành một phần không thể thiếu của triết lý Tinh gọn.

Cơ sở phương pháp truy tìm nguyên nhân của Toyota là đặt năm lần câu hỏi tại sao cho bất cứ vấn đề. Bằng cách lặp lại câu hỏi tại sao năm lần, bản chất của vấn đề  sẽ dần dần trở nên rõ ràng.

Tuy nhiên, kỹ thuật này cũng có điểm yếu của nó. Đây là phương pháp truy tìm đi theo một con đường khá tuyến tính với một hoặc một vài nguyên nhân gốc rễ. Do đó, kỹ thuật này thực sự có hiệu quả đối với các vấn đề khá đơn giản, có ít nguyên nhân. Vấn đề càng có nhiều nguyên nhân thì càng khó sử dụng phương pháp này.

Ví dụ: Nếu vấn đề của bạn là “Công ty kinh doanh thua lỗ!” 5 Whys có thể không phải là phương pháp phù hợp vì thua lỗ có nhiều nguyên nhân, bao gồm cả chủ quan và khách quan. Mặc dù cuối cùng nó cũng sẽ dẫn đến một câu trả lời, nhưng người ta vẫn nghi ngờ rằng đây là nguyên nhân quan trọng nhất và duy nhất.

Các bước tiến hành 5 Whys.

5 Whys có thể được tiến hành với 1 nhóm lớn, 1 nhóm nhỏ hoặc 1 người. Quá trình phân tích nguyên nhân gốc rễ nên bao gồm những người có kinh nghiệm thực tế. Họ phải là những người có thể cung cấp cho bạn thông tin có giá trị nhất liên quan đến bất kỳ vấn đề nào mà bạn đang cần giải quyết.

Ví dụ tham khảo ý kiến của một nhân viên kế toán cho vấn đề máy móc bị hỏng đột ngột là một lựa chọn sai lầm.

Bước 1: mô tả vấn đề một cách rõ ràng

Bước đầu tiên để tiển hành 5 Whys không phải là lao vào hỏi câu hỏi tại sao đầu tiên mà làm vấn đề trở nên sáng tỏ, cụ thể nhất có thể. Vấn đề nên được làm rõ bằng cách thỏa mãn 5W1H (What, Where, Who, When, Why, How) – (Cái gì, ở đâu, ai làm, khi nào, tại sao và thế nào?)

Ví dụ về mô tả vấn đề không rõ ràng: Xe hàng bị đổ

Lẽ ra, vấn đề nên được mô tả là: Vào lúc 7:15 phút sáng ngày 20/05/2020, công nhân Nguyễn Thị A đang đẩy hàng thì làm đổ 1 xe hàng gồm 5 thùng hàng sản phẩm X, tại dây chuyền E1, vị trí gần máy B2.

Bước 2: Đặt các câu hỏi TẠI SAO

Sự thành công của 5 Whys phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của các câu trả lời. Nếu câu trả lời là phỏng đoán, thì kết quả sẽ là ngẫu nhiên. Hãy lấy ví dụ ở trên, câu hỏi đầu tiên là:

  • Tại sao xe hàng bị đổ?

Trong đó câu trả lời đầu tiên là “Bánh xe bị kẹt vào dây điện”. Nếu điều này là chính xác, đường dẫn của các câu hỏi sẽ tiếp tục dẫn tới nguyên nhân gốc rễ.

Tuy nhiên, nếu câu trả lời “Do công nhân B và vào xe hàng” thì bạn sẽ gặp phải một nguyên nhân gốc rễ sai. Từ đó ra đối sách sai và không thể phòng tránh được lỗi tái phát.

Ngoài việc trả lời sai thì câu trả lời theo hướng đổ lỗi cho người hoặc bộ phận khác cũng sẽ dẫn tới ngõ cụt trong hành trình truy tìm nguyên nhân gốc. Ví dụ vẫn câu hỏi trên:

  • Tại sao xe hàng bị đổ?

Trả lời: “Do công nhân Nguyễn Thị A không cẩn thận khi di chuyển” thì sẽ không thể tìm ra được lý do vì đây là câu trả lời đổ lỗi cho cá nhân. Khi đưa ra các câu trả lời, chúng ta cần tập trung vào vấn đề phát sinh do quá trình, quy trình chứ không tập trung vào đổ lỗi cho cá nhân hoặc tập thể.

Cách đưa ra câu hỏi cũng góp phần quan trọng không kém vào thành công của 5 Whys. Trên thực tế, tôi gặp rất nhiều người đưa ra câu hỏi không liên quan gì đến vấn đề phát sinh, từ đó không thể nhận được câu trả lời đúng. Bạn cần lưu ý rằng, câu hỏi đặt ra là trực tiếp cho câu trả lời, có như vậy thì vấn đề mới được đào sâu.

Chúng ta vẫn tiếp tục xem xét ví dụ ở trên:

Vấn đề: Vào lúc 7:15 phút sáng ngày 20/05/2020, công nhân Nguyễn Thị A đang đẩy hàng thì làm đổ 1 xe hàng gồm 5 thùng hàng sản phẩm X, tại dây chuyền E1, vị trí gần máy B2.

Why 1: Tại sao xe hàng bị đổ?

Trả lời 1: Do bánh xe bị kẹt vào dây điện.

(Lưu ý ở đây là câu trả lời phải lấy trực tiếp từ hiện trường theo chủ nghĩa tam hiện bằng cách phỏng vấn công nhân, tái hiện lại trường hợp bị đổ tại đúng vị trí đã xảy ra… chứ không phải ngồi một chỗ để suy luận bạn nha).

Why 2: Tại sao bánh xe bị kẹt vào dây điện.

Trả lời 2: Do 2 nguyên nhân:

– Do bánh xe bị rít

– Do dây điện để nằm trên sàn nhà.

(Lưu ý cách đặt câu hỏi Why 2 sai: Tại sao có dây điện? Đây là câu hỏi không phát sinh trực tiếp từ câu trả lời 1. Câu hỏi này cũng sẽ dẫn tới một cầu trả lời nhưng cuối cùng sẽ khiến nguyên nhân được tìm ra không đầy đủ).

Why 3:

  • Tại sao bánh xe bị rít?

  • Tại sao dây điện nằm trên sàn nhà?

Trả lời 3:

  • Bánh xe dùng lâu chưa được bảo dưỡng.
  • Dây điện sau khi sửa máy xong chưa được đi dây lại, để tạm trên sàn nhà.

Why 4:

  • Tại sao bánh xe dùng lâu chưa được bảo dưỡng.

  • Tại sao dây điện chưa được đi dây lại, để tạm trên sàn nhà.

Trả lời 4:

  • Vì chưa có quy định về kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ bánh xe, chưa có quy định xe như thế nào thì không được sử dụng.
  • Vì chưa có quy định layout lại dây điện sau khi sửa máy xong, vì nhận thức an toàn của nhân viên bảo dưỡng máy chưa đầy đủ.

Đến đây chúng ta cũng có thể dừng lại và đưa ra đối sách cho các nguyên nhân cuối cùng này là:

  • Lập quy định về tiểu chuẩn sử dụng xe
  • Lập quy định về thời gian kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ bánh xe.
  • Lập tiêu chuẩn hướng dẫn về việc đi dây điện sau khi sửa máy, đào tạo nâng cao nhận thức an toàn cho nhân viên.

Tất cả các quy định này sau khi lập đều cần được đào tạo cho toàn thể nhân viên và lưu ý họ về lỗi đã xảy ra, vì sao phải có quy định này và vì sao cần tuân thủ quy định. Sau khi đào tạo xong, cần theo dõi kết quả sau 6 tháng, 1 năm để nắm được lỗi có còn phát sinh tiếp tục hay không. Nếu lỗi vẫn phát sinh, chứng tỏ câu trả lời của chúng ta sai hoặc chưa đầy đủ, từ đó không tìm ra đủ nguyên nhân gốc rễ và đưa ra đối sách đúng.

Vì ví dụ ở trên tương đối đơn giản nên chỉ cần tới 4 Whys là ta đã có thể tìm ra được nguyên nhân gốc rễ rồi. Tuy nhiên, trên thực tế, đối với những vấn đề phức tạp, đôi khi cần đặt tới 7, 8 Whys mới truy ra được nguyên nhân cốt lõi là gì.

Để giúp bạn nắm rõ được trình tự câu hỏi và câu trả lời có phân nhánh như ví dụ trên, tôi minh họa bằng hình vẽ như dưới đây:

Lưu ý cuối cùng khi phân tích 5 Whys là người phân tích cần tự trả lời các câu hỏi bằng cách điều tra hiện trường chứ không phải là ép công nhân trả lời các câu hỏi Tại sao.

Vì sao lại như vậy? Vì đa số công nhân chưa được đào tạo họ sẽ không biết cách đưa ra câu trả lời chất lượng, cộng thêm việc truy hỏi thiếu tâm lý từ quản lý sẽ khiến họ cảm thấy ức chế, đôi khi bật khóc. Điều này tôi đã từng chứng kiến tại hiện trường.

Nếu trong quá trình phân tích 5 Whys, có bất kỳ khó khăn, vướng mắc nào cần hỗ trợ, bạn có thể email tới địa chỉ contact@manufacturingway.com hoặc nhấp trực tiếp vào chat box trên website bạn nhé.

Nomuda.

One thought on “TRUY TÌM NGUYÊN NHÂN CỐT LÕI VỚI 5 WHYS

Leave a Reply