Trước khi phương pháp sản xuất tinh gọn được công nhận nhờ những thành quả mà nó mang lại, người ta vẫn luôn cho rằng mục tiêu của sản xuất là sản xuất ra càng nhiều hàng hóa càng nhanh càng tốt. Những nhà sản xuất ô tô hàng đầu thế giới như Ford, GM, Chrysler… là minh chứng hàng đầu cho phương pháp sản xuất hàng loạt, nhiều và nhanh này.
Khi Taiichi Ohno giới thiệu cách sử dụng dây Andon tại Toyota, cho phép mọi nhân viên trong dây chuyền lắp ráp ngừng sản xuất ngay lập tức khi họ nhận thấy có vấn đề, rất nhiều người, thậm chí ngay cả người trong Toyota cũng nghi ngờ ông.
Thực tế khi mới bắt đầu áp dụng dây Andon, những người nghi ngờ ông đã tỏ ra đắc thắng khi việc dừng dây chuyền khiến Toyota sụt giảm năng suất trầm trọng. Những người quản lý gặp khó khăn trong việc duy trì sản lượng sản xuất ổn định. Nhưng cuối cùng, phương pháp “dừng lại khi có vấn đề” của Ohno đã được chứng minh là có hiệu quả. Toyota đã sớm bắt kịp và sau đó vượt qua đối thủ của họ, sản xuất nhiều xe hơn, hiệu quả hơn và với chất lượng đáng tin cậy hơn.
Đúng như dự tính của Taiichi Ohno, việc dừng dây chuyền đã thay đổi trọng tâm của toàn bộ nhà máy khỏi việc đơn giản là tối đa hóa sản xuất, hướng tới việc cải thiện chất lượng. Tổn thất tạm thời trong sản xuất được xem là một khoản đầu tư vào việc xây dựng quy trình tốt hơn.
Tất nhiên, việc dừng dây chuyền sẽ tiềm ẩn những rủi ro.
Rủi ro do dừng dây chuyền:
1) Mất doanh thu.
Rủi ro rõ nhất của việc dừng dây chuyền là trong một khoảng thời gian, công ty của bạn không sản xuất ra được sản phẩm nào. Khi ngừng sản xuất, công ty của bạn đang tiêu tiền (tiền lương cho công nhân viên, tiền điện, tiền khấu hao máy móc…) mà không kiếm được đồng nào. Mặc dù mức độ rủi ro lớn hay nhỏ còn phụ thuộc vào mức lợi nhuận mà công ty của bạn có, nhưng không doanh nghiệp nào có thể duy trì trạng thái đó lâu dài.
2) Không giao hàng đúng thời hạn.
Việc trao quyền cho nhân viên tạm dừng sản xuất khi họ phát hiện vấn đề trong dây chuyền cũng mang lại rủi ro rất thực tế là bạn có thể bỏ lỡ thời hạn giao hàng đã cam kết với khách hàng và đối tác. Tùy thuộc vào công ty hoặc ngành, điều này có thể gây ra rủi ro lớn cho các mối quan hệ kinh doanh trong tương lai và có thể gây nguy hiểm như bị phạt vi phạm điều khoản giao hàng trong hợp đồng.
3) Nguồn cung cấp không ổn định.
Ngay cả khi bạn không bị ràng buộc bởi thời hạn giao hàng, việc ngừng sản xuất có thể khiến bạn không thể cung cấp hàng thường xuyên cho thị trường. Điều này có thể không chỉ khiến khách hàng thất vọng mà còn tạo ra cơ hội cho các đối thủ cạnh tranh khác. Những người cần sản phẩm của bạn ngay (đặc biệt nếu bạn áp dụng hệ thống “Just in Time”) sẽ bị ép buộc phải tìm một nguồn hàng thay thế khác.
Đối với một số ngành công nghiệp, rủi ro có thể đa dạng hơn ví dụ như công nghệ của họ không cho phép việc dừng hoặc khởi động lại dây chuyền sản xuất nhanh chóng, hay thời gian giao hàng là liên tục, hàng tồn kho thấp… Việc thiếu hàng có thể khiến bạn phải tìm một phương thức giao hàng đắt đỏ hơn rất nhiều như chuyển sang giao hàng bằng FedEx thay cho vận tải biển, chi phí vận tải tăng cao khiến cho lô hàng không còn mang lại lợi nhuận.
Tuy nhiên, giống như Ohno đã chứng minh với Toyota khi áp dụng phương pháp Andon, việc dừng dây chuyền khi có vấn đề sẽ mang lại những lợi ích về lâu về dài.
Lợi ích của việc dừng dây chuyền khi có vấn đề.
1) Chất lượng được cải thiện.
Lợi ích có thể thấy rõ là bạn xác định được các vấn đề về chất lượng và khắc phục chúng trước khi giao sản phẩm. Điều này khiến cho chất lượng sản phẩm trở nên tốt hơn và khách hàng hài lòng hơn.
2) Giảm thời gian dành cho việc kiểm soát chất lượng.
Đối với bất kỳ hệ thống kiểm soát chất lượng nào, việc cung cấp các sản phẩm có chất lượng cao hơn sẽ đẩy nhanh quá trình kiểm tra chất lượng, tiết kiệm nhân lực và máy móc kiểm tra phát hiện lỗi.
Càng ít lỗi phát sinh trong sản xuất, nhân viên càng ít phải dành thời gian của họ cho các hành động phân tích, khắc phục phòng ngừa. Thời gian sản xuất ra một sản phẩm chất lượng được rút ngắn. Năng suất lao động tăng lên.
3) Quy trình được hoàn thiện.
Những sai lầm và vấn đề được xác định và khắc phục sớm sẽ khiến hệ thống có ít sai lầm hơn.
4) Nhân viên được tham gia và toàn bộ quá trình.
Khi nhân viên cảm thấy được tin tưởng và được trao quyền cá nhân vào quá trình nâng cao chất lượng sản phẩm, họ cảm thấy có trách nhiệm hơn và gắn bó sâu sắc hơn. Ý thức về quyền sở hữu và trách nhiệm của họ được cải thiện, đồng thời thúc đẩy sự tương tác và hiệu suất tốt hơn.
5) Ngăn chặn sự tích tụ của các vấn đề.
Hầu hết các vấn đề nhỏ về chất lượng trong một khu vực hoặc bộ phận này sẽ gây ra sự chậm trễ và vấn đề cho bộ phận khác, từ đó ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.
Theo thời gian, hệ thống có thể tích tụ một số lượng lớn các lỗi, sự cố. Điều này sẽ dần dần trở nên khó phân tích và giải quyết triệt để.
Trên thực tế, dừng lại khi có vấn đề được áp dụng vào rất nhiều ngành nghề, không chỉ riêng trong lĩnh vực sản xuất. Trong đó, có thể kể đến phương pháp P-C-D khi ra quyết định mà tôi đã đề cập đến trong bài viết về Jidoka trước đây.
Dừng lại khi có vấn đề chỉ thực sự phát huy hiệu quả ở mức cao nhất khi nó tuân thủ triệt để 2 điều kiện:
- Khi có vấn đề, ngay lập tức dừng lại ở điều kiện hiện tại hoặc với sản phẩm hiện tại.
- Triệu tập sự hỗ trợ. Mọi người ở mọi cấp độ đều ngay lập tức tập trung vào giải quyết vấn đề. Từng người, nhóm hoặc bộ phận không phải cố gắng giải quyết vấn đề một mình.
Nếu bạn thực hiện chính sách “dừng lại”, nhưng không đưa ra phản ứng nhanh chóng, có hệ thống, hiệu quả, thì có thể bạn đang gặp quá nhiều vấn đề không giải quyết kịp. Khi đó, hãy đưa ra từng mức độ quan trọng của vấn đề để nhân viên có thể quyết đinh cho dừng dây chuyền. Khi các vấn đề lớn đã được giải quyết triệt để, hãy hạ mức độ quan trọng khi cho dừng dây chuyền xuống.
Dừng lại khi có vấn đề là một khái niệm quan trọng trong sản xuất tinh gọn, giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, đầu tư vào cải tiến các quy trình và trao quyền cho nhân viên. Đó là một công cụ tuyệt vời khi được sử dụng một cách khôn ngoan và là một phần quan trọng trên con đường vươn tới sự hoàn hảo.
14/05/2021.
Nomuda.