Khi bước vào một phân xưởng hoặc một văn phòng, chỉ cần quan sát cách sắp xếp đồ đạc, chúng ta có thể biết được trình độ, năng lực của nơi làm việc, thậm chí trình độ của mỗi nhân viên. Nếu đồ đạc, vật dụng bị vứt bừa bãi, điều này đồng nghĩa với việc không quan tâm tới sự tồn tại và cách sử dụng cũng những đồ vật đó. Nguyên nhân chính là do người sử dụng không có ý thức về Seiri. Để thực hiện đúng 5S, điều quan trọng nhất là phải thực hiện đúng Seiri.
Seiri nghĩa là gì?
Seiri có thể dịch ra là Sàng lọc trong tiếng Việt. Thực hiện Seiri nghĩa là phân biệt giữa những thứ cần thiết và không cần thiết sau đó vứt bỏ những thứ không cần thiết. Tuy định nghĩa này đơn giản những ý nghĩa thì rất sâu sắc. Để thực hiện Seiri, ta cần đặt câu hỏi về tiêu chuẩn phán đoán thế nào là “đồ cần thiết” và “đồ không cần thiết”. Nếu không có tiêu chuẩn này thì dù có bắt tay vào Seiri một cách tràn đầy nhiệt huyết thì cũng khó có thể tiến hành được suôn sẻ. Kết quả có thể là không có đồ vật nào bị vứt đi cả vì tâm lý của con người lúc nào cũng muốn nắm giữ càng nhiều càng tốt.
Xây dựng tiêu chuẩn phán đoán
Để giảm lượng đồ sở hữu bằng cách vứt bỏ những đồ không cần thiết thì cần có tiêu chuẩn quyết định khi nào nên vứt bỏ. Chúng ta có thể xây dựng tiêu chuẩn này dựa trên hai tiêu chí dưới đây.
Tiêu chí 1: Thời hạn của đồ vật
Chúng ta thường muốn giữ nhiều đồ đạc xung quanh mình, điều này sẽ khiến nơi làm việc trở nên bừa bộn, tốn thêm thời gian tìm kiếm đồ vật. Như vậy, để vứt bỏ những món đồ không cần thiết, ta hãy dùng thời gian làm thước đo để chia đồ vật thành 3 nhóm:
Nhóm 1: Đồ vật sẽ dùng ngay
Nhóm 3: Đồ vật “lúc nào đó” sẽ dùng
Nhóm 3: Đồ vật không dùng tới bao giờ
Những đồ vật thuộc nhóm 1 sẽ được giữ lại, nhóm 3 thì có thể vứt bỏ ngay. Vấn đề nằm ở những món đồ thuộc nhóm 2. Những món đồ này thường tràn ngập xung quanh nơi làm việc. Chính vì suy nghĩ “biết đâu lúc nào đó sẽ dùng” khiến cho nơi làm việc trở nên bừa bộn. Thay vì suy nghĩ “lúc nào đó” sẽ dùng hãy thiết lập kỳ hạn cần lưu giữ “đến khi nào”. Thời hạn này có thể là 1 tháng, 3 tháng, 6 tháng hay 1 năm. Nếu quá kỳ hạn mà không dùng đến, những món đồ ở nhóm 2 này sẽ được chuyển sang nhóm 3 và vứt bỏ. Hãy lưu ý rằng nếu thời hạn này càng dài thì số lượng đồ vật cần lưu giữ sẽ càng nhiều và ngược lại.
Tiêu chí 2: Số lượng đồ vật
Nguyên tắc cơ bản của Seiri là: “Chỉ giữ những thứ cần thiết với số lượng cần thiết”. Nếu không tuân thủ nguyên tắc này, số lượng đồ vật không cần thiết sẽ tăng lên, sinh ra tình trạng không thể Seiri được và kéo theo một loạt các lãng phí khác.
Ví dụ: Người công nhân làm việc trong dây chuyền lắp ráp mỗi ngày làm việc chỉ được phát 1 đôi bao đầu ngón tay. Nếu trong quá trình làm việc bao đầu ngón tay đột nhiên bị hỏng, họ có thể lấy đôi thay thế ở đầu dây chuyền. Tuy nhiên, vì e ngại thay bao đầu ngón tay sẽ làm giảm năng suất, công nhân thường mang 2, 3 đôi. Việc mang theo nhiều dụng cụ quá mức cần thiết sẽ dẫn tới việc tích tụ số lượng bao đầu ngón tay trong dây truyền. Đến một mức nào đó, số lượng dụng cụ dự thừa này sẽ vượt quá ô đựng dụng cụ, rơi vào trong dây chuyền, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
Mặt khác, nhân viên đặt mua bao đầu ngón tay thấy số lượng bị tiêu hao nhiều, sẽ tính toán định mức sử dụng sai và đặt mua quá nhiều dẫn tới dư thừa, chi phí mua hàng tăng, hàng bao đầu ngón tay tồn kho tăng lên, diện tích kho bị lãng phí, tổ chức phải chi trả tiền dụng cụ chưa cần thiết cho nhà cung cấp trong khi nếu để trong ngân hàng sẽ sinh lãi…
Ta có thể thấy việc duy trì số lượng nhiều hơn mức cần thiết sẽ kéo theo một loạt các lãng phí trong tổ chức như hiệu ứng domino.
Do vậy, số lượng đồ vật nên duy trì ở mức cần thiết, không được ít quá cũng không được nhiều quá.
Chú ý tới hệ thống
Trong bất kỳ công ty Nhật Bản nào, khi có sự cố xảy ra, người ta thường truy cứu trách nhiệm cho hệ thống chứ không truy cứu trách nhiệm con người.
Truy cứu trách nhiệm cho hệ thống chứ không truy cứu trách nhiệm cho con người
Khi bắt tay vào dọn dẹp, người ta thường gặp phải rào cản tâm lý là muốn giấu đồ. Những thứ có ảnh hưởng không tốt thường được giấu trong văn phòng hay xung quanh bàn làm việc. Theo thời gian, số lượng những món đồ này ngày càng tăng lên. Nếu mỗi lần thất bại, chúng ta lại chỉ chăm chăm vào truy cứu trách nhiệm của người vi phạm sẽ khiến họ càng muốn che dấu lỗi của mình. Dần dần, hình thành nên thói quen vấn đề sẽ bị ẩn sâu và với tổ chức sẽ trở thành một tổn thất lớn. Việc giấu đồ cũng giống như tích đồ thành núi.
Bạn có thể xem lại quan điểm này trong bài viết về Andon.
Do vậy, ta cần xây dựng hệ thống, thiết lập tiêu chuẩn phán đoán vứt bỏ đồ không cần thiết dù là mua nhầm do lỗi còn người hay tồn kho dư thừa do khách hàng hủy bỏ đơn hàng, không thể tái sử dụng lại. Điều này là hết sức quan trọng trong Seiri.
Trực quan hóa trạng thái của đồ vật
Ở bài Mieruka, tôi đã nêu một số ví dụ liên quan tới quản lý đồ vật bằng trực quan hóa. Sau khi phân đồ vật thành 3 nhóm, thiết lập thời hạn và số lượng, cần hiển thị trạng thái của những đồ vật đó.
Ví dụ: đồ vật thường xuyên sử dụng, đặt trong tầm tay, hiển thị màu xanh, đồ vật 1 tuần mới dùng 1 lần hiển thị màu vàng, đặt ở vị trí xa hơn…
Dụng cụ, tài liệu, giấy tờ ở dưới xưởng nên được hiển thị trạng thái min, max. Khi nhìn thấy số lượng ở mức min, ta cần tiến hành đặt hàng với số lượng phù hợp. Khi thấy số lượng vượt quá mức max, cần xem xét quá trình đặt hàng, quá trình sử dụng và điều chỉnh lại cho phù hợp.
Đối với những mặt hàng tồn kho lâu, cần hiển thị số lượng, thời hạn xử lý, lý do dẫn đến tồn kho và người chịu trách nhiệm rõ ràng.
Việc trực quan hóa trạng thái của đồ vật giúp chúng ta có thể ra được những quyết định nhanh chóng và chính xác để thực hiện Seiri một cách triệt để, hiệu quả hơn.
09/10/2021
Nomuda