VẤN ĐỀ CỦA BẠN LÀ GÌ?

Có một câu hỏi mà khi phỏng vấn tuyển dụng cấp quản lý tôi luôn đặt ra cho họ:

• Ở nơi mà anh/chị đã từng làm việc có vấn đề gì tồn tại không?

Những người thiếu kinh nghiệm thường trả lời “Không”ngay lập tức. Tất nhiên, sau đó tôi cũng không thể hỏi sâu thêm gì về kỹ năng giải quyết vấn đề của họ. Vậy, có thực sự tồn tại một môi trường hoàn hảo tới mức không có vấn đề tồn tại nào không?

Theo ông Taiichi Ohno, nguyên phó giám đốc của Toyota, người gắn bó và hiểu rõ về Kaizen thì “Không có vấn đề, chính là vấn đề lớn nhất”. Điều này đồng nghĩa với việc khẳng định vấn đề tồn tại ở khắp mọi nơi, chỉ có con người là có hay không đủ khả năng để nhận ra vấn đề mà thôi. Câu nói này khuyến khích việc cải tiến liên tục thông qua giải quyết vấn đề, nó cũng hàm ý cả thông điệp về đào tạo và phát triển kỹ năng của người lao động.

Vấn đề là gì?

Trong một tình huống bình thường, vấn đề được hiểu là những sai sót, trục trặc phát sinh, cần phải tìm cách để khắc phục nó. Những người tham dự phỏng vấn mà tôi nói ở trên trả lời rằng nơi họ từng làm không có vấn đề, phần lớn muốn khẳng định rằng họ là người có năng lực tốt nên không bao giờ để xảy ra sai sót gì. Nhưng có thực vấn đề chỉ là như vậy không?

Theo góc nhìn của sản xuất tinh gọn, vấn đề được định nghĩa là “Sự chênh lệch giữa hiện tại và hình thái lý tưởng”. Hình thái lý tưởng là đích đến, có thể là mục tiêu, chỉ tiêu, tiêu chuẩn…

Ví dụ: Mục tiêu khách hàng khiếu nại 6 tháng đầu năm là 1 vụ. Thực tế có 2 vụ phát sinh. Vậy chênh lệch này chính là vấn đề cần giải quyết.

Mục tiêu được thiết lập phải là những tiêu chí có thể cân, đong, đo đếm và tính toán được, có như vậy thì vấn đề mới có thể dễ dàng được phát hiện.

Ví dụ: Đặt mục tiêu là đạt được mức doanh thu “tốt” trong 3 tháng đầu năm. Như thế nào là tốt? Chỉ tiêu này không được lượng hóa. Một nhân viên sale đạt mức doanh thu 300 triệu đồng trong 3 tháng, anh ta tự cho mình là “tốt”, thế nhưng sếp lại cho rằng năng lực của anh ta kém vì các đồng nghiệp khác đều đạt mức 500 triệu đồng. Thay vì đưa ra mục tiêu là đạt mức doanh thu “tốt”, ta nên đưa ra là đạt doanh thu “500 triệu đồng” trong 3 tháng đầu năm. Như vậy thì vấn đề của người nhân viên sale kia có thể dễ dàng được phát hiện và từ đó anh ta có thể tìm cách để khắc phục và đạt được mục tiêu.

Các loại vấn đề?

“Vấn đề” theo phương thức sản xuất Toyota (TPS) có thể được chia thành 3 loại chính:.

• Vấn đề phát sinh:

  Có thể hiểu là những sai sót, trục trặc phát sinh trong hoạt động sản xuất thường ngày như công nhân làm đổ hàng, khách hàng khiếu nại hàng lỗi, máy móc đột nhiên bị hỏng…

• Vấn đề tự thiết kế:

  Có thể hiểu là các vấn đề cần giải quyết để đưa hình thái hiện tại lên một tầm cao mới. Ví dụ: hiện tại công suất máy đã đủ, nhưng tương lai, công ty sẽ nhận thêm nhiều sản phẩm mới mà không muốn phải đầu tư thêm máy móc nhân lực, do đó, cần tìm ra các phương án để tăng năng suất của người lao động, tăng công suất máy để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.

• Vấn đề tầm nhìn chiến lược:

  Có thể hiểu là từ việc thiết lập các hình thái lý tưởng dựa trên tầm nhìn vĩ mô như tình hình của thế giới trong thời gian trung hạn và dài hạn rồi tìm phương án để giải quyết vấn đề đó. Ví dụ: Tình hình trong tương lai dài hạn của thế giới là khan hiếm và cạn kiệt năng lượng hóa thạch, không khí bị ô nhiễm. Sau khi phân tích từ tổng thể đến vấn đề gần gũi, Toyota đã cho ra đời dòng xe Hybrid “Prius” – dòng xe kết hợp động lực từ động cơ và mô tơ điện với ưu thế tiết kiệm nhiên liệu. Hybrid đã trở thành một trong những dòng xe bán chạy nhất Nhật Bản.

Thực chất giải quyết vấn đề tầm nhìn chiến lược chính là công việc của các nhà lãnh đạo. Đối với các quản lý cấp thấp và cấp trung, kỹ năng giải quyết vấn đề là một trong những kỹ năng thiết yếu. Đương nhiên, người quản lý ứng tuyển vào bất cứ một công ty nào cũng cần phải thể hiện cho bằng được kỹ năng này một cách tốt nhất. Khi còn là nhân viên mới thì khả năng giải quyết vấn đề phát sinh thường được yêu cầu. Tuy nhiên, sau khi bạn đã tích lũy đủ kinh nghiệm, trở thành trụ cột của công ty thì bạn phải có khả năng giải quyết vấn đề tự thiết kế.

Cho dù quy mô của các vấn đề có khác nhau, nhưng trình tự giải quyết vấn đề bao giờ cũng gồm 8 bước giống nhau:

1. Làm sáng tỏ vấn đề
2. Nắm rõ hiện trạng
3. Thiết lập mục tiêu
4. Truy tìm nguyên nhân cốt lõi
5. Lập đối sách giải quyết vấn đề
6. Thực hiện đối sách
7. Xác nhận hiệu quả
8. Tiêu chuẩn hóa.

Chúng ta sẽ cùng nghiên cứu về 8 bước giải quyết vấn đề này một cách chi tiết trong một bài viết gần đây.

Thế giới ngày nay đang tiến tới tự động hóa, tuy nhiên, cho dù tự động hóa tới đâu thì vẫn có một thứ không thể nào cơ giới hóa được đó chính là “Kỹ năng giải quyết vấn đề”. Đó cũng là lý do mà người ta coi năng lực giải quyết vấn đề là “tuyệt kỹ tối hậu” của người lao động trong bất cứ một ngành nghề nào.

Nomuda.