Thất bại của việc thực hiện Kaizen trong tổ chức không phải là việc tiến hành một vài cải tiến mà không đạt được hiệu quả như ý muốn.
Ngược lại, thực hiện cải tiến thất bại cũng có thể được coi là một phần của quá trình cải tiến liên tục. Bản thân kaizen là một chuỗi các hành động, có thất bại, có thành công. Để đạt được kết quả tốt, không thể thiếu đi quá trình “thử và sai”. Đương nhiên, để hạn chế tổn thất do thất bại, ta cần tính toán chi phí, thiết lập các giả định trước khi thực hiện cải tiến.
Điều tôi muốn nói về thất bại trong Kaizen ở đây là tổ chức không thể xây dựng được văn hóa kaizen, các thành viên trong tổ chức không có cam kết và ý định muốn làm cho mọi thứ trở nên ngày càng tốt hơn.
Theo kinh nghiệm của tôi, nếu tổ chức có một số các đặc điểm dưới đây thì tổ chức ấy có nhiều khả năng thất bại trong việc xây dựng văn hóa Kaizen.
1) Coi Kaizen như một dự án cải tiến ngắn hạn
Kaizen có nghĩa là cải tiến liên tục. Mặc dù khái niệm về kaizen khá đơn giản để hiểu, nhưng rất khó để nắm vững và sẽ mất một khoảng thời gian dài để tất cả thành viên trong tổ chức đề hiểu về nó. Vấn đề chính đối với việc triển khai là các công ty thường mong đợi sự thay đổi nhanh chóng và những thành tích ấy phải được thể hiện bằng chỉ số KPI trong vòng một năm. Họ không thể chờ đợi lâu hơn và khi thực hiện một vài cải tiến mà KPI không đạt, họ cho rằng kaizen không có ích lợi gì và bỏ qua nó.
Trên thực tế, lợi ích sẽ bắt đầu được cảm nhận ở quy mô nhỏ, trước khi từ từ lan truyền trong toàn tổ chức. Khi Toyota bắt đầu sản xuất ô tô, chất lượng xe Toyota cũng không phải là tốt, thậm chí hai lần đầu tiên xe Toyota xuất khẩu sang Mỹ đều thất bại. Trải qua 40 năm tồn tại, xe Toyota mới được coi là biểu tượng hàng đầu về chất lượng.
Một tổ chức muốn thực hiện Kaizen phải coi như đang thực hiện một cuộc hôn nhân với Kaizen thì mới có thể thành công. Bởi vì đó là một mối quan hệ lâu dài trong suốt vòng đời của tổ chức.
2) Quá chú trọng vào KPI
Kaizen chỉ có thể thành công ở những nơi có mong muốn cải tiến thực sự. Mặc dù việc gắn Kaizen với KPI là rất quan trọng, nhưng nếu quá chú trọng thì ta sẽ bỏ qua thực tế là các cải tiến thường mang tính thay đổi nhỏ, không mang tính cách mạng. Kaizen giống như một quả cầu tuyết lăn xuống một ngọn đồi dốc thoai thoải – nó tích lũy dần động lượng và tăng kích thước khi rơi xuống. Những cải tiến cũng dần dần tích lũy theo thời gian, khi các quy trình được hoàn thiện, tư duy của người nhân viên được cải thiện là lúc quả cầu tuyết lớn dần và mang lại những tác động vô cùng to lớn.
3) Cơ cấu tổ chức nặng nề quan liêu
Thiếu cam kết chỉ là một trong số những lý do phổ biến khiến việc triển khai kaizen không thành công. Kaizen sẽ không bao giờ thành công trong một tổ chức bị sa lầy bởi các thủ tục hành chính quan liêu, nặng về việc thể hiện quyền hành cá nhân, thiếu tinh thần đoàn kết và hợp tác.
Bạn sẽ nghĩ sao nếu để thực hiện một cải tiến nhỏ, bạn phải lấy đủ dấu phê duyệt từ tất cả các phòng ban liên quan trước khi trình lên ban giám đốc. Nếu chẳng may bạn bỏ sót một phòng ban và sau đó ban giám đốc lỡ phê duyệt trước thì phòng ban bị bỏ sót đó nhất quyết không hợp tác. Lý do chính là bởi họ cần thể hiện quyền lực và giữ thể diện của mình?
4) Không đào tạo về Kaizen và kỹ năng giải quyết vấn đề
Kaizen sẽ không bao giờ thành công nếu thiếu sự triển khai đào tạo bộ công cụ và khái niệm đầy đủ. Tất cả các công cụ, đặc biệt là phân tích 5 Whys cũng như bất kỳ khái niệm kaizen nào khác như PDCA hoặc việc sử dụng Mieruka (quản lý trực quan) phải được lên kế hoạch đào tạo, đào tạo lại hàng năm.
Điều quan trọng là tất cả các thành viên đều có suy nghĩ rằng mọi thứ đều có thể được cải thiện.
5) Hoạt động Kaizen không được hỗ trợ
Hỗ trợ cho các hoạt động Kaizen bắt nguồn từ cam kết của ban lãnh đạo. Họ cần truyền sự nhiệt tình của mình cho toàn thể nhân viên và chứng minh bằng thực tế rằng họ đang liên tục tìm kiếm những cách làm mới và tốt hơn.
Kaizen là việc tất cả mọi người cùng thực hiện cải tiến, không phải là nhiệm vụ của một nhóm làm tất cả công việc cải tiến trong tổ chức.
Bạn có đang gặp khó khăn trong việc xây dựng văn hóa Kaizen trong tổ chức của mình không? Hãy chia sẻ bằng cách comment dưới đây nhé.
05/10/2021
Nomuda