Mike Wroblewski – chủ tịch của Victory Alliance Technologies, môt công ty chuyên về triển khai Lean – trong chuyến công tác tại Nhật Bản để tìm hiểu về sản xuất tinh gọn đã thực sự ấn tượng trước cách mà một công ty nhỏ chỉ vẻn vẹn 200 nhân viên đã làm để xây dựng văn hóa Kaizen.

Công ty này có một bức tường Danh vọng, nơi vinh danh những nhân viên đã có những ý tưởng kaizen mang lại hiệu quả. Chỉ với 200 nhân viên, số lượng kaizen mà doanh nghiệp thực hiện đã lên tới 500 dự án trong một năm. Dưới đây là 3 bước mà doanh nghiệp này đã thực hiện.

Bước 1: Tổ chức đào tạo cách thực hiện Kaizen trong nội bộ

Ý tưởng Kaizen nếu chỉ được đưa ra bởi các quản lý, lãnh đạo thì công ty đó vẫn chưa thực sự có văn hóa kaizen. Để mọi nhân viên trong công ty đều hiểu và hào hứng tham gia vào quá trình cải tiến, họ cần hiểu được ý nghĩa và cách thức thực hiện.

Chính vì vậy, các khóa đào tạo nội bộ về Kaizen trong doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Những khóa đào tạo này phải được tổ chức thường xuyên hàng năm để tránh tình trạng nhân viên bị quên kiến thức sau một thời gian nghỉ dài hoặc không thực hành.

Bước 2: Tổ chức các cuộc họp về tình hình thực hiện Kaizen hàng tháng.

Mỗi một phòng ban cần lên kế hoạch thực hiện Kaizen ngay từ đầu năm. Hàng tháng, họ sẽ chọn chủ đề nào để kaizen, cách thực hiện như thế nào, chi phí ra sao…?

Đầu tiên, hãy thực hiện những kaizen nhỏ, đơn giản. Đây là những cải tiến nhỏ, phổ biến, thông thường mà chúng ta có xu hướng bỏ qua vì chúng không đáng kể hoặc không quan trọng.

Ví dụ: lắp đặt giá để giấy sử dụng một mặt để in lại, thêm thùng rác để giấy thải trong văn phòng để không cần phân loại giấy và rác…

Để hiểu rõ hơn về phương pháp tiếp cận kaizen nhỏ, đơn giản, tôi khuyên bạn nên đọc “The Idea Generator, Quick and Easy Kaizen” của Bunji Tozawa và Norman Bodek. Cuốn sách này giải thích cách tiếp cận kaizen nhanh chóng và dễ dàng một cách vô cùng xuất sắc.

Bước 3: Trình bày ý tưởng trên bức tường Danh vọng Kaizen

Để trình bày ý tưởng của mình, nhân viên tạo ra sự cải tiến chỉ cần trả lời ba câu hỏi đơn giản sau (trình bày ngắn gọn nhất có thể):

Vấn đề được cải tiến là gì?

Ý tưởng cải tiến của bạn là gì?

Kết quả hoặc lợi ích là gì?

Nội dung cải tiến sẽ được chụp ảnh trước và sau nhằm giải thích rõ hơn về ý tưởng kaizen. Nội dung cải tiến được đăng kèm theo ảnh của nhân viên đó.

Bằng cách đăng ý tưởng lên tường Danh vọng, nhân viên tạo ra cải tiến sẽ được ghi nhận ngay lập tức vì hành động của mình. Những nhân viên chưa đủ khả năng đưa ra các ý tưởng kaizen lớn có thể mạnh dạn thực hiện các kaizen nhỏ, thường xuyên vì họ hiểu rằng công ty khuyến khích điều dó.

Một lợi ích khác được tạo ra là tất cả những ý tưởng này đều được chia sẻ. Cuối cùng, nó giúp thúc đẩy mọi người tham gia vào niềm vui của kaizen.

Ở một số công ty, những nhân viên đưa ra ý tưởng cải tiến góp phần giảm chi phí đáng kể cho công ty sẽ được thưởng và vinh danh trong buổi họp liên hoan toàn công ty vào cuối năm.

Có thể công ty của bạn không có được tới 500 cải tiến trong một năm, nhưng việc xây dựng văn hóa Kaizen là điều mà bạn nên quan tâm và thực hiện vì những lợi ích vô cùng thiết thực mà nó mang lại.

25/09/2021

Nomuda

Nguồn tham khảo: reliableplant.com

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *