Ở bài viết “Kaizen là gì?”, chúng ta đã tìm hiểu về khái niệm Kaizen, sự khác biệt của Kaizen và đổi mới, 6 bước thực hiện Kaizen.

Ở bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu sơ bộ 6 bước thực hiện Kaizen đó là gì, rào cản khi thực hiện.

Nhìn chung, có 6 bước Kaizen chính:

  1. Xác định một vấn đề hoặc cơ hội
  2. Phân tích quy trình
  3. Xây dựng giải pháp tối ưu
  4. Thực hiện giải pháp
  5. Nghiên cứu kết quả và điều chỉnh
  6. Chuẩn hóa giải pháp

Bước 1: Xác định vấn đề hoặc cơ hội

Ở bước này, ta sẽ đánh giá tiềm năng cải tiến. Làm thế nào để có thể phát hiện lãng phí và tìm ra cơ hội áp dụng Kaizen trong công việc. Một điều kiện tiên quyết khi bắt tay vào Kaizen đó là phải có thái độ Kaizen đúng đắn. Tiếp đến, chúng ta cần có có kỹ năng phân tích các vấn đề đang tồn tại. Ý thức được cơ hội cũng là yếu tố góp phần vào thực hiện thành công ở bước này.

Trong Kaizen, phải cẩn thận tránh lối tư duy “Không có vấn đề gì”, điều này cũng tương tự như “Không có cơ hội cải tiến nào”.

Bước 2: Phân tích quy trình – phương pháp hiện hành.

Ở bước này, chúng ta sẽ sử dụng các phương pháp phân tích cơ bản:

  • Phân tích công việc
  • Phân tích chuyển động. Phân tích chuyển động ra đời trước đó nhiều thập niên và bắt đầu từ công trình nghiên cứu của hai vợ chồng Gilbreth. Họ nổi tiếng với việc giảm số động tác cần có trong việc xếp gạch từ mười tám xuống bốn rưỡi. Nghiên cứu động tác là cách hữu hiệu để người lao động có thể luyện tập khả năng tìm ra cơ hội cải thiện trong bất cứ quy trình nào liên quan tới hoạt động của con người.
  • Nghiên cứu thời gian. Nghiên cứu thời gian là cách ghi chép và tổng hợp những yếu tố thời gian trong bất cứ quy trình nào, thường là làm việc tay chân nhưng cũng có thể mở rộng ra cho làm việc trí óc hoặc máy móc. Khái niệm thời gian trong sản xuất được thể hiện thông qua takt time, lead time, cycle time.
  • Phân tích tổn thất máy móc
  • Phân tích dòng chảy vật liệu

6 bước thực hiện Kaizen

Bước 3: Xây dựng giải pháp tối ưu – Sáng tạo ý tưởng cải tiến

 Bước này cũng là bước quan trọng nhất trong quá trình thực hiện Kaizen. Tạo ra ý tưởng mới đôi khi là kết quả của việc điều tra, nghiên cứu sâu vào vấn đề. Nếu bạn không thực sự hiểu vấn đề, không nắm được hiện trạng, bạn sẽ không nhìn thấy được cơ hội cải tiến.

Tại bước này, chúng ta đôi lúc sẽ gặp phải những vật cản sau:

  • Thói quen. Sự thay đổi bao giờ cũng cần lòng dũng cảm và sự sáng tạo để thoát ra khỏi hiện trạng. Điều này sẽ không thể có được nếu như bạn chấp nhận an toàn với những thói quen.
  • Định kiến
  • Sự kiêu ngạo và bảo thủ
  • Cảm xúc

Bước 4: Thực hiện giải pháp

Ở bước này, chúng ta sẽ tiến hành lập kế hoạch Kaizen. Đối với những cải tiến đơn giản, chỉ cần thực hiện mà không cần phải tính toán quá nhiều. Ngược lại, đối với những trường hợp phức tạp, liên quan tới nhiều phòng ban thì cần thảo luận và suy nghĩ kỹ lưỡng hơn.

Ưu tiên hàng đầu của các dự án Kaizen là không dùng hoặc dùng rất ít chi phí mà vẫn đạt được kết quả như mong muốn. Trong trường hợp bắt buộc phải đầu tư, cần tính toán được lợi ích sẽ thu lại quy đổi ra tiền là bao nhiêu? Trong thời gian bao lâu thì hoàn vốn? Nếu thời gian hoàn vốn quá dài thì dự án đó có thể coi là thất bại ngay từ bước lập kế hoạch.

Ví dụ: Dự án đầu tư hệ thống làm sạch thùng khay tự động.

Chi phí: 10 tỷ VND

Lợi ích: giảm được 15 người đang thực hiện vệ sinh thùng khay.

Số tiền tiết kiệm một tháng được từ việc giảm người là giảm chi phí lương, phụ cấp của 15 người này tương đương 105 triệu VND/tháng. Như vậy cần khoảng 95 tháng ~ 8 năm mới có thể hoàn vốn. Hệ thống làm sạch này chỉ được bảo hành 2 năm, sau đó có thể phát sinh hỏng hóc, chi phí sửa chữa… Ta có thể thấy thời gian hoàn vốn này là quá dài, khiến cho dự án không hiệu quả.

Bước 5: Nghiên cứu kết quả và áp dụng

Trong Kaizen, không có khái niệm cải thiện khi chưa đo kết quả và so sánh với tình trạng trước đó. Kaizen có nghĩa là thay đổi để tốt hơn, chứ không phải là thay đổi cho có. Cơ hội cho Kaizen là vô hạn và sẽ đem lại quả ngọt cho những người chấp nhận thử thách.

Bước 6: Chuẩn hóa công việc.

Chuẩn hóa là việc dùng một tài liệu tập trung vào chuyển động con người và kết hợp các yếu tố công việc thành một chuỗi hợp lý không có lãng phí để đạt mức sản xuất hiệu quả nhất.

Sau khi thực hiện Kaizen và kiểm chứng được kết quả tốt hơn so với tình trạng trước, ta cần lập tiêu chuẩn công việc, hướng dẫn đào tạo cho công nhân để mọi người hiểu và tuân thủ quy trình, tiêu chuẩn mới. Khi tất cả đều hiểu và thực hiện theo hoạt động Kaizen này, lúc này mới có thể kết thúc dự án Kaizen một cách trọn vẹn nhất.

Để hiểu rõ hơn về 6 bước thực hiện Kaizen, bạn có thể tìm đọc cuốn Toyota Kaizen Methods : Six Steps to Improvement của tác giả Isao Kato & Art Smalley. Isao Kato là quản lý đã nghỉ hưu của tập đoàn Toyota Motor, Art Smally là một trong những người Mỹ đầu tiên làm việc ở Toyota Nhật Bản.

Mong rằng nội dung bài viết này sẽ có ích cho công việc của bạn!

23/09/2021

Nomuda

One thought on “6 BƯỚC THỰC HIỆN KAIZEN”

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *