SỰ THỰC TẠI HIỆN TRƯỜNG-HIỆN VẬT

Trong một bản báo cáo hay trong cuộc thảo luận ở văn phòng luôn tồn tại những lời “nói dối”. Đương nhiên, khi xảy ra vấn đề, việc tin tưởng báo cáo của nhân viên là rất quan trọng, mặc dù vậy, con người luôn có xu hướng muốn che dấu sai sót nên sự thật khó có thể được phơi bày. Trong nhiều tình huống, người có liên quan thường bẻ cong sự việc theo hướng có lợi cho bản thân mình.

Vậy, làm thế nào để có thể biết đâu là đúng, đâu là sai, đâu mới là sự thật? Điều này là vô cùng quan trọng vì chỉ khi biết được chân tướng của sự việc, ta mới có thể đưa ra được quyết định đúng.

Hiện trường là nơi tìm ra chân tướng của sự việc.

Có một quản lý cấp cao tại Toyota, khi nghe tin một nhân viên bảo dưỡng máy tại công xưởng bị thương trong khi làm việc đã chẳng quản đêm hôm xuống tận công xưởng. Ông đích thân bò xuống gầm máy, nơi xảy ra vụ tai nạn để xác nhận hiện trường xem nhân viên của mình đã làm việc như thế nào. Ông cho rằng nếu tự mình trải nghiệm, biết đâu ông có thể nhìn ra vấn đề.

Khi bò dưới gầm máy đầy dầu bẩn và tối tăm, tầm nhìn giảm sút, áp lực làm việc tăng lên do môi trường không thoải mái, ông nhận ra rằng nhân viên thao tác trực tiếp trong môi trường như thế này rất dễ gặp tại nạn. Bằng cách trực tiếp trải nghiệm hiện trường, ông đã đưa ra yêu cầu cải thiện môi trường làm việc để nhân viên làm việc dễ dàng hơn.

Câu chuyện trên cho thấy thói quen xác nhận hiện trường đã trở thành bản năng của mọi thành viên trong một tổ chức sản xuất tinh gọn. Nhờ trực tiếp trải nghiệm hiện trường, người quản lý này có thể kiểm chứng được báo cáo tai nạn đã thực sự đầy đủ và đúng đắn hay chưa.

Hiện vật tại hiện trường không biết nói dối.

Khi phát sinh sản phẩm lỗi trong quá trình sản xuất, nếu muốn truyền đạt thông tin này tới tất cả mọi người để cùng thảo luận, tìm kiếm nguyên nhân và lập đối sách thì nhất định phải có hiện vật (sản phẩm lỗi) kèm theo báo cáo. Nếu không có hiện vật đi kèm, việc truyền đạt thông tin trở nên rất khó khăn và mất nhiều thời gian. Ngược lại, chỉ cần có hiện vật, mọi người lập tức sẽ hiểu ngay điều gì đang xảy ra và cần thực hiện đối sách nào cho hợp lý. Cấp trên cũng tránh phải nghe những giải thích dài dòng, không cần thiết.

Hiện vật không chỉ có ích khi gặp sự cố mà còn có ý nghĩa trong nhiều trường hợp khác. Ví dụ như khi cần thuyết trình về sản phẩm mới với khách hàng. Cho dù bạn có giới thiệu hay đến như thế nào chăng nữa nhưng không có sản phẩm mẫu thì hiệu quả thuyết phục khách hàng cũng sẽ giảm tới 99%. Trường hợp chưa có sản phẩm thì bạn nên chuẩn bị sẵn video hoặc slide trình chiếu về công dụng, tính năng của sản phẩm thì người nghe sẽ dễ hình dung hơn. Nếu chỉ giới thiệu lý thuyết suông người nghe khó có thể hiểu và đồng cảm với bạn, đượng nhiên buổi thuyết trình cũng sẽ thất bại.

Hiện vật còn là một công cụ hữu hiệu để thực hiện Kaizen. Khi xuất hiện hàng lỗi, những chi tiết lỗi cần được giữ lại, truy tìm nguyên nhân gốc rễ của thao tác gây ra lỗi. Từ đó thực hiện các biện pháp cải tiến hoặc thiết lập công cụ Pokayoke trong công đoạn để phòng chống phát sinh lỗi. Những chi tiết lỗi này thường được trưng bày tại vị trí thao tác trong công xưởng để ai cũng có thể nhìn thấy được. Điều này không nhằm mục đích cảnh cáo công nhân mà nhằm giới thiệu cho người thực hiện lưu ý vì sao sản phẩm lỗi được tạo ra và vì sao cần phải tuân thủ đối sách. Trong hiện vật, luôn ẩn chứa những gợi ý Kaizen mà chúng ta không dễ nhìn ra được.

Rèn luyện cho bản thân mình thói quen quan sát hiện trường, hiện vật để tìm ra chân tướng của sự việc là một trong những cách để không ngừng nâng cao năng lực của bản thân. Nếu chỉ tin vào số liệu và báo cáo trong cuộc họp, không hiểu rõ một cách thấu đáo và sâu sắc mỗi hoạt động trong tổ chức thì ta sẽ đưa ra các quyết định sai lầm, khiến vấn đề không được giải quyết triệt để. Điều này vừa gây lãng phí thời gian vừa không mang lại bất cứ một giá trị nào cho sự phát triển của tổ chức cũng như bản thân người lao động.

13/11/2021

Nomuda.