Phương pháp 5 Why là một cách đơn giản và hiệu quả để đào sâu vào gốc rễ của vấn đề bằng cách liên tục hỏi “Tại sao?” 5 lần. Nghe dễ như ăn kẹo đúng không? Nhưng khoan đã, không phải lúc nào bạn cũng “một phát ăn ngay” đâu, đôi khi câu trả lời sẽ đưa bạn vào một vòng xoáy phân tích sai lầm. Cùng điểm qua những lỗi phổ biến và cách tránh nhé!
1. Lạc hướng khi hỏi “Why” – Phân tích đi sai đường
Lỗi phổ biến: Bạn hỏi “tại sao” một cách đều đặn, nhưng chỉ sau vài câu, bạn đã chuyển từ nguyên nhân thực tế sang những yếu tố chẳng liên quan. Bạn bắt đầu với việc hỏi về sự cố máy móc nhưng cuối cùng lại đổ thừa cho… đồ ăn sáng của nhân viên!
Cách tránh: Mỗi câu hỏi “Why” phải bám sát câu trả lời trước đó. Đảm bảo rằng từng câu hỏi tiếp nối một cách logic từ nguyên nhân ban đầu. Ví dụ:
- Tại sao sản phẩm bị lỗi?
- Vì dây chuyền sản xuất bị dừng.
- Tại sao dây chuyền bị dừng?
- Vì máy cắt không hoạt động.
- Tại sao máy cắt không hoạt động?
Mỗi câu “tại sao” phải làm rõ thêm vấn đề từ câu trả lời trước, chứ không được “tung hỏa mù”.
2. Không sử dụng 3 Gen để xác minh – Phán đoán vô căn cứ
Lỗi phổ biến: Bạn chỉ dựa vào lời kể hoặc suy đoán mà không kiểm chứng thực tế. Như kiểu bạn nghe nói máy in hỏng vì “chắc hết mực” mà chưa kiểm tra xem thực sự có phải vậy không.
Cách tránh: Áp dụng nguyên tắc 3 Gen: Genba (Hiện trường), Genbutsu (Vật chứng), Genjitsu (Sự thật).
- Genba: Xuống hiện trường để xem vấn đề trực tiếp.
- Genbutsu: Kiểm tra máy móc hoặc quy trình cụ thể liên quan đến vấn đề.
- Genjitsu: Thu thập dữ liệu thực tế và đối chiếu với quy trình chuẩn.
Điều này sẽ giúp bạn xác định được các bằng chứng chính xác để trả lời câu hỏi “tại sao”.
3. Câu trả lời thiếu bằng chứng – Trở thành “chuyên gia chém gió”
Lỗi phổ biến: Sau vài câu hỏi “Why”, bạn đưa ra kết luận mà không có chút bằng chứng nào hỗ trợ, như kiểu: “Máy in hỏng là vì trời mưa, chắc thế!”. Điều này không giúp ích được gì mà chỉ làm rối thêm.
Cách tránh: Dựa vào dữ liệu thực tế. Mỗi câu trả lời phải có bằng chứng hỗ trợ, không chỉ dựa trên suy đoán. Nếu bạn không chắc chắn, hãy kiểm tra lại thông tin trước khi tiếp tục.
4. Dừng lại quá sớm – Ngại đào sâu đến gốc rễ
Lỗi phổ biến: Bạn hỏi đến lần thứ ba và dừng lại, nghĩ rằng mình đã tìm ra nguyên nhân. Nhưng thực tế là vấn đề vẫn chưa được giải quyết triệt để, và nguyên nhân gốc thực sự bị bỏ qua.
Cách tránh: Cam kết hỏi đủ 5 lần “Why”. Ngay cả khi bạn cảm thấy đã gần tìm ra nguyên nhân, hãy tiếp tục hỏi thêm vài lần nữa để đảm bảo không bỏ sót điều gì quan trọng. Đôi khi nguyên nhân thực sự lại ẩn ở câu hỏi thứ 5!
5. Đổ lỗi cho con người thay vì hệ thống – Biến cuộc phân tích thành “trò đổ thừa”
Lỗi phổ biến: Bạn quá tập trung vào việc tìm ra “ai” chịu trách nhiệm mà bỏ qua việc phân tích quy trình hoặc hệ thống có vấn đề. Ví dụ: “Sự cố xảy ra vì anh A ngủ quên.” Nhưng thực ra, nguyên nhân có thể đến từ quy trình giám sát không hiệu quả.
Cách tránh: Tập trung vào quy trình và hệ thống thay vì con người. Đừng đổ lỗi cho cá nhân khi vấn đề có thể xuất phát từ việc thiếu các biện pháp kiểm tra, quản lý hoặc từ quy trình chưa chặt chẽ.
6. Bỏ qua nguyên nhân phụ – Chỉ tập trung vào một yếu tố duy nhất
Lỗi phổ biến: Bạn tìm ra một nguyên nhân chính và dừng lại ở đó, bỏ qua những yếu tố nhỏ nhưng có thể góp phần vào sự cố. Giống như việc bạn phát hiện máy in không chạy vì hết mực, nhưng lại quên kiểm tra rằng… máy đã bị rút điện.
Cách tránh: Xem xét toàn diện mọi khía cạnh. Đừng bỏ qua các yếu tố phụ hoặc những tình huống xung quanh có thể ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng. Kiểm tra cả những chi tiết nhỏ để đảm bảo bạn không bỏ sót gì.
Tóm tắt: 6 Bí Kíp Tránh Phân Tích Sai Lầm Khi Sử Dụng Phương Pháp 5 Why
- Bám sát logic: Mỗi câu hỏi phải liên kết trực tiếp với câu trả lời trước đó.
- Áp dụng 3G: Đến hiện trường, kiểm tra vật chứng và xác minh sự thật.
- Câu trả lời phải có bằng chứng: Đừng phán đoán mà không có dữ liệu hỗ trợ.
- Đừng dừng lại sớm: Hãy chắc chắn hỏi đủ 5 lần để tìm ra gốc rễ.
- Tập trung vào quy trình, không đổ lỗi cho con người: Điều quan trọng là cải thiện hệ thống.
- Đừng bỏ qua tiểu tiết: Kiểm tra tất cả các nguyên nhân phụ có thể góp phần vào vấn đề.
Sử dụng phương pháp 5 Why đúng cách sẽ giúp bạn không chỉ tìm ra nguyên nhân thực sự mà còn tối ưu hóa quy trình để tránh lỗi lặp lại. Hãy nhớ: luôn đào sâu, kiểm chứng và đừng bỏ cuộc sớm nhé!
23/09/2024
Lean Manufacturing Blog