Tìm hiểu về các kỹ thuật cải tiến hiện trường trong TIE (Tổng hợp và Cải tiến hiệu quả). Bài viết hài hước, thú vị giúp bạn tối ưu năng suất và giảm stress trong công việc!
TIE là gì?
TIE, hay còn gọi là Tổng hợp và Cải tiến hiệu quả, là một phương pháp nhằm tăng cường năng suất và hiệu quả làm việc thông qua các kỹ thuật cải tiến hiện trường. Đó là nơi mà những người “có tâm và có tầm” nhìn ra mọi khía cạnh của công việc và tìm cách “làm ít nhưng hiệu quả cao”. Nhưng đừng hiểu nhầm! Đây không phải là cách để làm biếng, mà là cách để làm việc thông minh hơn.
Bước 1: Nắm Bắt Hiện Trạng – Bắt Đầu Bằng Câu Hỏi “Có Vấn Đề Gì Ở Đây?”
Bạn đã bao giờ bước vào hiện trường làm việc và có cảm giác như một trận bão vừa đi qua chưa? Mọi thứ hoạt động, nhưng có vẻ gì đó… không trơn tru. Đây chính là lúc bước đầu tiên bắt đầu – nắm bắt hiện trạng. Điều này đơn giản như việc đứng lại, quan sát, và đặt câu hỏi:
- Tại sao anh A cứ phải đi đi lại lại giữa hai khu vực?
- Cô B có vẻ đang gặp khó khăn với động tác lắp ráp, sao vậy?
- Mất bao nhiêu thời gian để chuyển giao công đoạn này sang công đoạn khác?
Ở đây, bạn không cần làm gì phức tạp, chỉ cần mở to mắt và quan sát những thứ diễn ra. Đừng ngại ghi chép và hỏi mọi người xem họ đang gặp khó khăn gì. Quan sát cũng giống như bạn phát hiện ra một cái cây mọc xiêu vẹo trong vườn: nếu không chăm sóc, nó sẽ đổ ngã lúc nào không hay.
Bước 2: Tìm Ra Muda – Kẻ Thù “Vô Hình” Của Năng Suất
Tìm ra muda (lãng phí) là phần không thể thiếu trong quá trình cải tiến hiện trường. Muda có thể được chia thành nhiều loại, nhưng điều quan trọng là nó luôn tồn tại ở đâu đó – như kiểu người bạn thích trốn ở phía sau góc tủ.
Các loại muda phổ biến bao gồm:
- Lãng phí thời gian: Đứng chờ hàng hóa, vật liệu, hoặc phải chờ đợi tín hiệu từ bộ phận khác.
- Lãng phí chuyển động: Công nhân phải di chuyển quá nhiều, hay phải uốn mình trong các tư thế làm việc “khó hiểu” như đang tập yoga giữa chợ.
- Lãng phí quy trình: Quá nhiều bước, quá nhiều thao tác phức tạp, trong khi bạn chỉ cần làm vài động tác là xong.
Tóm lại, muda chính là tất cả những thứ làm giảm hiệu quả mà không đóng góp thêm giá trị. Hãy tưởng tượng bạn đang lắp ráp một cái ghế, nhưng cứ phải chạy qua chạy lại để lấy từng cái ốc vít. Muda là chỗ đó: thời gian bị lãng phí cho những việc không cần thiết.
Bước 3: Cải Tiến – Tối Ưu Động Tác Để “Làm Nhẹ Việc”
Đây là bước mà phép màu thực sự xảy ra. Sau khi phát hiện ra các muda, giờ là lúc bạn bắt đầu cải tiến.
- Độ khó của động tác: Hãy quan sát xem các công đoạn nào quá phức tạp, hoặc yêu cầu người thực hiện phải sử dụng nhiều sức lực hoặc sự khéo léo hơn cần thiết. Ví dụ, thay vì bắt nhân viên phải dùng tua vít để xiết từng ốc một cách thủ công, sao không chuyển sang dùng máy bắn vít để giảm sức lực và tăng tốc độ?
- Trình tự thao tác: Đôi khi chỉ cần đảo ngược hoặc thay đổi thứ tự thao tác, bạn đã có thể cắt giảm đáng kể thời gian làm việc. Hãy nhớ, trình tự thông minh là chìa khóa. Giống như cách bạn nên gọt khoai tây trước khi nấu, không phải sau khi nấu!
- Tốc độ thao tác: Đừng ép nhân viên chạy đua với thời gian nếu không tối ưu được trình tự và động tác. Bạn cần cải tiến sao cho tốc độ làm việc được tự nhiên và liên tục, tránh tình trạng vừa làm vừa phải dừng lại để sửa lỗi hoặc nghĩ lại xem mình đã làm sai gì.
Cải tiến không cần phải to tát, đôi khi một thay đổi nhỏ về cách cầm dụng cụ cũng giúp tiết kiệm được giây vàng quý báu. Hãy nghĩ về cách một đầu bếp chuyên nghiệp sử dụng dao – mọi thao tác của họ đều mượt mà và chính xác.
Bước 4: Tiêu Chuẩn Hóa – Hãy Làm Điều Đó “Một Cách Chính Thức”
Sau khi bạn đã thành công với những cải tiến, đừng dừng lại ở đó. Đây là lúc bạn cần tiêu chuẩn hóa những thay đổi đó. Điều này có nghĩa là bạn tạo ra một quy trình rõ ràng để mọi người làm theo, giống như việc viết ra một công thức nấu ăn hoàn chỉnh.
- Hãy viết rõ ràng từng bước trong quy trình cải tiến.
- Đào tạo tất cả nhân viên tuân thủ theo tiêu chuẩn mới.
- Đảm bảo rằng mọi người hiểu và thực hiện đúng.
Nếu không tiêu chuẩn hóa, bạn sẽ có nguy cơ quay trở lại mớ hỗn độn ban đầu. Mọi thay đổi chỉ thực sự có hiệu quả khi chúng được duy trì qua thời gian. Giống như việc bạn tập thể dục, nếu không duy trì đều đặn thì chẳng bao lâu sau, bạn sẽ quay trở lại trạng thái “lười biếng”!
Bước 5: Đánh Giá Hiệu Quả – “Lời Hẹn Thề” Với Sự Tiến Bộ
Bước cuối cùng trong quy trình này là đánh giá hiệu quả. Sau khi đã cải tiến và tiêu chuẩn hóa, hãy quay lại và xem xét kỹ những gì đã thay đổi. Đặt câu hỏi:
- Hiệu quả cải tiến có như mong đợi không?
- Thời gian sản xuất có giảm đi đáng kể không?
- Chất lượng sản phẩm có được cải thiện không?
Nếu câu trả lời là “Có”, thì chúc mừng! Bạn đã thành công. Nhưng đừng ngủ quên trên chiến thắng. Hãy đặt ra những mục tiêu cải tiến mới. Không có gì là hoàn hảo mãi mãi. Lúc nào cũng có thể có muda mới xuất hiện, và lúc nào bạn cũng có thể tìm cách để hoàn thiện quy trình hơn nữa.
Kỹ thuật cải tiến hiện trường trong TIE không phải là một cuộc chạy đua căng thẳng, mà là một hành trình nhẹ nhàng nhưng đầy sức mạnh. Bạn bắt đầu từ việc nắm bắt hiện trạng, phát hiện các muda như một “thám tử”, sau đó thực hiện cải tiến với độ chính xác cao. Tiêu chuẩn hóa và đánh giá cuối cùng là những bước bảo đảm rằng bạn không chỉ làm tốt mà còn tiếp tục tiến bộ không ngừng.
Vậy, hãy bước vào công việc với một nụ cười, vì bạn biết rằng, qua mỗi bước cải tiến, cuộc sống và công việc sẽ trở nên nhẹ nhàng và hiệu quả hơn nhiều!
21/09/2024
Lean Manufacturing Blog