Hãy thử tưởng tượng một ngày nào đó, 2 phần 3 số nhân viên của bạn đồng loạt xin nghỉ việc và bạn không thể tuyển kịp người thay thế. Bạn sẽ làm thế nào để đào tạo những nhân viên mới bắt kịp với công việc sau khi người cũ đã nghỉ rồi?
Trên thực tế, không hiếm những công ty gặp phải tình trạng tương tự, nhất là những công ty ở trong giai đoạn mới thành lập. Nơi mà văn hóa doanh nghiệp chưa hình thành rõ ràng và hầu như không có quy trình và hệ thống.
Hãy tìm hiểu một trong những công cụ của sản xuất tinh gọn: Tiêu chuẩn hướng dẫn công việc. Thứ được ra đời để giúp bạn giải quyết được phần nào khó khăn của bài toán nêu trên.
Tiêu chuẩn hướng dẫn công việc là gì?
Tiêu chuẩn hướng dẫn công việc đơn giản là một tài liệu mô tả cụ thể, chi tiết, rõ ràng từng bước một mà người công nhân phải tuân theo để thực hiện chính xác bất kỳ một hoạt động hoặc một công việc/nhiệm vụ cụ thể nào. Tiêu chuẩn hướng dẫn công việc tập trung vào việc giải thích và có minh họa bằng hình ảnh chi tiết các bước sẽ được thực hiện như thế nào, bước 1 làm gì, bước 2 làm gì…
Ví dụ: quá trình nhận hàng và nhập kho có thể được mô tả và minh họa từng bước như sau:
Bước 1: Dùng xe nâng, nâng hàng từ trên xe tải xuống khu vực chờ nhận hàng
Bước 2: Thủ kho đối chiếu số lượng, tên hàng, mã hàng thực tế với kế hoạch hàng về, hóa đơn và biên bản giao nhận.
Bước 3: Kiểm tra ngoại quan hàng hóa bằng check sheet.
Bước 4: Đóng dấu nhận hàng trên bao bì hàng hóa, ký biên bản nhận hàng.
Bước 5: Kéo hàng hóa vào trong kho, sắp xếp và hiển thị đúng vị trí
Bước 6: Viết phiếu nhập kho, vào thẻ kho.
Lợi ích của việc sử dụng tiêu chuẩn hướng dẫn công việc là gì?
1. Nâng cao chất lượng công việc.
Sự nhầm lẫn của nhân viên là một chuyện khá thường ngày. Tiêu chuẩn hướng dẫn công việc sẽ đảm bảo rằng mọi thứ được thực hiện một cách thích hợp ở đúng vị trí. Khi các quy tắc được đặt ra một cách hợp lý, sẽ có ít nhầm lẫn xảy ra hơn.
Điều này sẽ đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn và sẽ dẫn đến sự tin tưởng và độ tin cậy tăng dần, đồng thời sẽ mang lại cho tổ chức của bạn lợi thế so với các đối thủ cạnh tranh.
2. Quản lý hiệu suất
Làm thế nào bạn sẽ quy trách nhiệm cho một nhân viên về lỗi nếu không có các quy tắc và quy định được ghi nhận? Măt khác, khi tiêu chuẩn hướng dẫn công việc được thiết lập, bạn có thể dễ dàng thực hiện việc đo lường takt time cho từng công đoạn, từ đó xác định năng suất trung bình cho một nhiệm vụ. Chia nhỏ công việc của công nhân thành nhưng tiêu chuẩn hướng dẫn công việc khác nhau giúp chúng ta kiểm soát được thời gian làm việc, tính toán được số lượng nhân lực phù hợp cho từng giai đoạn sản xuất.
3. Giảm thời gian đào tạo nhân viên
Tuyển dụng và giữ chân nhân viên là một trong những nhiệm vụ đầy thách thức. Các quy tắc và quy định được lập thành văn bản sẽ đóng vai trò là tài liệu tham khảo cho nhân viên hiểu đầy đủ về từng quy trình. Điều này sẽ giúp nhân viên thực hiện các thủ tục mới và cần thiết của tổ chức ngay từ đầu cho đến khi hoàn thành.
Bằng cách này, toàn bộ quá trình quản lý đào tạo trở nên rất thuận tiện với nỗ lực và thời gian được giảm thiểu. Tiêu chuẩn hướng dẫn công việc sẽ hoạt động như một hướng dẫn giúp phân tích các yêu cầu và thực hiện các quá trình đào tạo một cách phù hợp.
4. Phát hiện sai sót của hệ thống
Một bản thiết kế hoặc một kế hoạch trước khi thực hiện điều gì đó là rất cần thiết. Khi viết ra tất cả các thao tác của một hoạt động, bạn có thể xác định các lỗ hổng và sai sót của hệ thống. Ví dụ, viết các quy trình tiêu chuẩn trong quá trình lựa chọn sản phẩm lỗi sẽ giúp bạn phát hiện ra những thao tác thừa, những điểm bất hợp lý cần phải loại bỏ. Điều này sẽ mang lại cho bạn cơ hội để kiểm tra lại toàn bộ quy trình của tổ chức và thực hiện các biện pháp cải tiến cần thiết.
5. Chuẩn hóa dịch vụ khách hàng
Giả sử một khách hàng có vấn đề hoặc thắc mắc với sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn và cần hỗ trợ. Nếu không có tiêu chuẩn về quy trình vận hành do tổ chức đưa ra, thì khách hàng sẽ hỏi như thế nào? Tổ chức của bạn có thể phải trả một cái giá quá đắt nếu nhân viên không biết phải phản hồi khách hàng trong từng tình huống cụ thể như thế nào.
Với các hướng dẫn về quy trình vận hành thích hợp, nhân viên có thể hỗ trợ đầy đủ cho khách hàng. Điều này cũng sẽ nâng cao đáng kể giá trị của khách hàng và sự tin tưởng vào tổ chức của bạn.
Tầm quan trọng của tiêu chuẩn hướng dẫn công việc là khá rõ ràng. Nếu không thực hiện từng bước các thao tác của hoạt động theo tiêu chuẩn, toàn bộ quá trình sẽ gặp trục trặc. Tuy nhiên, sau khi hoàn thành tiêu chuẩn này, bạn vẫn cần đào tạo và giám sát để nhân viên tuân thủ thực hiện.
Làm thế nào để nhân viên hoàn toàn tuân thủ quy trình và không cắt bỏ công đoạn? Chúng ta hãy bàn tới vấn đề này trong một bài viết gần đây. Hi vọng những điều vừa trình bày ở trên sẽ giúp ích được bạn trong công việc.
11/12/2021
Nomuda.