Trong vai trò của một người quản lý, bạn thường xuyên phải đối diện với một lượng lớn công việc hàng ngày, đôi khi vượt quá 8 giờ. Nếu không có một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, điều này có thể khiến bạn bị quá tải và giảm hiệu suất. Bài viết này sẽ cung cấp một số chiến lược tối ưu, giúp bạn tổ chức công việc một cách thông minh để đạt được sự cân bằng giữa hiệu suất làm việc và thời gian cá nhân.
1. Xác định ưu tiên theo quy tắc 80/20
Theo quy tắc Pareto, 20% công việc quan trọng nhất sẽ đem lại 80% kết quả. Điều này có nghĩa là bạn cần tập trung vào những nhiệm vụ thực sự quan trọng, giúp tạo ra giá trị lớn nhất. Khi áp dụng nguyên tắc này, bạn có thể dễ dàng loại bỏ những công việc ít giá trị và phân bổ thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng hơn.
Ví dụ, trong ngày làm việc, bạn có thể phải dành thời gian cho một cuộc họp chiến lược với đối tác lớn. Đây là một nhiệm vụ cần sự tập trung cao độ và có tác động lâu dài đến công ty. Ngược lại, việc trả lời email hàng loạt hay tham gia các cuộc họp không cần thiết có thể được tối ưu hóa hoặc giao cho người khác đảm nhiệm.
2. Phân loại công việc theo ma trận Eisenhower
Để quản lý thời gian hiệu quả, bạn có thể sử dụng ma trận Eisenhower, một phương pháp giúp phân loại công việc thành 4 nhóm:
- Quan trọng và khẩn cấp: Thực hiện ngay.
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lập kế hoạch và giải quyết sau.
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Giao lại cho người khác.
- Không quan trọng và không khẩn cấp: Loại bỏ hoặc xử lý cuối cùng.
Ma trận này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về công việc, từ đó quyết định hành động một cách hợp lý. Ví dụ, việc giải quyết vấn đề tài chính hay phê duyệt chiến lược kinh doanh sẽ rơi vào nhóm “Quan trọng và khẩn cấp”, trong khi kiểm tra các báo cáo tồn kho có thể thuộc nhóm “Quan trọng nhưng không khẩn cấp”.
3. Giao việc thông minh
Không phải tất cả công việc đều cần đích thân bạn thực hiện. Giao việc một cách hợp lý không chỉ giúp bạn giảm tải mà còn tạo cơ hội cho nhân viên phát triển kỹ năng. Điều này cũng giúp bạn dành thời gian cho những nhiệm vụ chiến lược, cần đến sự chú ý của mình hơn.
Ví dụ, thay vì dành cả tiếng đồng hồ để kiểm tra từng đơn hàng nhập kho, bạn có thể giao cho một nhân viên cấp dưới có kinh nghiệm thực hiện và chỉ xem báo cáo tổng hợp.
4. Áp dụng phương pháp “Time blocking”
Time blocking là phương pháp chia thời gian thành các khối cố định để làm một loại công việc nhất định, giúp bạn tránh bị phân tâm và đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ lớn. Bạn có thể dành buổi sáng cho những công việc đòi hỏi tư duy, như lập kế hoạch và ra quyết định, và buổi chiều cho các cuộc họp hoặc công việc cần giao tiếp với đội ngũ.
Chẳng hạn, từ 9h đến 10h30 có thể dành riêng cho cuộc họp với đối tác quan trọng, sau đó từ 11h đến 12h là thời gian xử lý các vấn đề phát sinh từ kho nguyên liệu hoặc đơn hàng nhập.
5. Từ chối khéo léo
Không phải lúc nào bạn cũng có thể tham gia hết tất cả các cuộc họp hoặc giải quyết mọi yêu cầu. Đôi khi, từ chối những yêu cầu không quan trọng là cách tốt nhất để bảo vệ thời gian quý báu của mình. Hãy mạnh dạn nói “không” với những nhiệm vụ không có giá trị cao hoặc đẩy chúng sang thời gian khác khi bạn rảnh.
Ví dụ, nếu nhận được yêu cầu tham gia một cuộc họp không cần thiết, bạn có thể từ chối hoặc ủy quyền cho một nhân viên thay mặt tham dự.
6. Sử dụng công nghệ hỗ trợ
Những ứng dụng như Trello, Asana, hoặc Google Calendar có thể giúp bạn quản lý và theo dõi công việc hiệu quả hơn. Chúng cung cấp các công cụ để theo dõi deadline, phân bổ nhiệm vụ và quản lý nhóm, giúp bạn đảm bảo mọi thứ đều đi đúng hướng mà không cần phải nhớ quá nhiều chi tiết nhỏ.
7. Đặt giới hạn thời gian cho các cuộc họp
Một trong những kẻ đánh cắp thời gian lớn nhất là các cuộc họp kéo dài không cần thiết. Hãy đặt giới hạn thời gian cho mỗi cuộc họp và tập trung vào những vấn đề chính. Điều này giúp giữ sự tập trung cho tất cả mọi người và tránh việc lãng phí thời gian vào những chi tiết không quan trọng.
Ví dụ, thay vì lên lịch họp trong 2 tiếng, bạn có thể thu gọn thành 45 phút đến 1 giờ và chỉ tập trung vào những điểm mấu chốt.
8. Kiểm tra và điều chỉnh
Cuối mỗi tuần, hãy xem xét lại những gì bạn đã làm được. Điều gì cần cải thiện? Điều gì cần tiếp tục duy trì? Bằng cách thường xuyên đánh giá, bạn sẽ dễ dàng điều chỉnh cách quản lý thời gian của mình để ngày càng hoàn thiện hơn.
Ví dụ cụ thể:
Hãy xem qua lịch trình của một ngày làm việc điển hình của một người quản lý kho nguyên liệu:
Lịch trình ban đầu:
- 08:00 – 08:30: Kiểm tra tồn kho.
- 08:30 – 09:30: Xử lý đơn hàng nhập từ nhà cung cấp.
- 09:30 – 10:30: Giải quyết khiếu nại từ dây chuyền sản xuất.
- 10:30 – 12:00: Họp với đội vận chuyển.
- 12:00 – 13:00: Ăn trưa.
- 13:00 – 14:00: Kiểm tra báo cáo tồn kho.
- 14:00 – 15:30: Lập kế hoạch nhập kho.
- 15:30 – 16:30: Kiểm tra hàng tồn không đạt yêu cầu.
- 16:30 – 17:30: Theo dõi nhập kho thực tế trong ngày.
Tổng cộng: 9 giờ làm việc.
Sắp xếp lại:
- 08:00 – 08:15: Kiểm tra tồn kho (rút ngắn thời gian bằng phần mềm quản lý kho).
- 08:15 – 08:45: Giám sát đơn hàng nhập (giao việc kiểm tra chi tiết cho nhân viên).
- 08:45 – 09:00: Nghỉ ngắn.
- 09:00 – 09:45: Giải quyết khiếu nại về sai lệch nguyên liệu.
- 10:00 – 10:45: Họp với đội vận chuyển (rút ngắn để tập trung vào vấn đề chính).
- 12:00 – 13:00: Ăn trưa.
- 13:00 – 13:30: Kiểm tra báo cáo tồn kho.
- 14:00 – 15:00: Lập kế hoạch nhập kho cho tuần sau.
- 15:30 – 16:00: Kiểm tra và xử lý hàng tồn không đạt yêu cầu.
Tổng cộng: 8 giờ làm việc.
Quản lý thời gian hiệu quả khi công việc vượt quá 8 giờ/ngày là một kỹ năng quan trọng. Việc sắp xếp công việc hợp lý, giao việc thông minh và tập trung vào những nhiệm vụ mang lại giá trị cao nhất sẽ giúp bạn giảm áp lực, nâng cao năng suất, đồng thời duy trì sự cân bằng trong cuộc sống.
11/10/2024
Lean Manufacturing Blog