Có bao giờ bạn cảm thấy cuộc đời giống như việc cố gắng nhồi nhét 25 tiếng vào một ngày 24 tiếng? Đó cũng là một câu chuyện quen thuộc trong quản lý sản xuất khi chúng ta nói về Takt Time và Cycle Time – hai khái niệm thời gian không hề xa lạ nhưng lại thường xuyên khiến mọi người phải vò đầu bứt tóc.
1. Hiểu đúng về Takt Time và Cycle Time
Takt Time: “Tôi cần như thế này!”
Takt Time (hay còn gọi là thời gian nhịp) là thời gian lý tưởng mà bạn cần để sản xuất một đơn vị sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Nói cách khác, nó chính là nhịp điệu mà dây chuyền sản xuất phải chạy để kịp giao hàng đúng hạn. Nó gần như là thời gian thần thánh mà khách hàng luôn kỳ vọng, nhưng thường thì… ai mà đạt nổi cơ chứ!
Công thức tính Takt Time vô cùng đơn giản:
Takt Time = Thời gian sản xuất khả dụng / Số lượng sản phẩm cần sản xuất
Giả sử bạn có 8 tiếng làm việc một ngày, và khách hàng yêu cầu 400 sản phẩm. Takt Time của bạn sẽ là 1,2 phút. Nghĩa là cứ 1,2 phút, bạn phải hoàn thành một sản phẩm để không bị trễ hẹn. Quá căng thẳng đúng không?
Cycle Time: “Đây là cái tôi có!”
Cycle Time (thời gian chu kỳ) lại là một câu chuyện khác. Đây là thời gian thực tế mà bạn đang sử dụng để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm. Cycle Time có thể thay đổi tùy thuộc vào quy trình sản xuất, máy móc, con người, và hàng tá yếu tố khác. Nói dễ hiểu hơn, đây là “thời gian thật” mà bạn đang “sống” trong dây chuyền sản xuất, và thường nó… chẳng mấy khi khớp với Takt Time cả!
2. Câu chuyện thực tế: Khi Takt Time gặp Cycle Time
Bây giờ, hãy tưởng tượng bạn là quản lý một nhà máy sản xuất bánh ngọt. Khách hàng của bạn là một chuỗi cửa hàng cà phê lớn, yêu cầu bạn cung cấp 1.000 chiếc bánh trong một ngày. Bạn ngồi xuống tính toán: Với 8 giờ làm việc, Takt Time của bạn sẽ là 0,48 phút (tức 28,8 giây) cho mỗi chiếc bánh. Nghe cũng không đến nỗi khó khăn, đúng không?
Nhưng khi bước vào thực tế sản xuất, bạn phát hiện ra rằng mỗi chiếc bánh thực ra mất Cycle Time 1 phút 30 giây. Đó là thời gian thực tế của quy trình từ lúc nhào bột, nướng bánh, làm nguội và đóng gói. Đấy, và ngay lập tức bạn thấy rằng có một khoảng cách khủng khiếp giữa cái bạn cần (Takt Time) và cái bạn có (Cycle Time).
3. “Khoảng cách vàng” – Nơi mà các nhà quản lý đau đầu nhất
Trong một thế giới hoàn hảo, Takt Time và Cycle Time sẽ bằng nhau – hoặc ít nhất thì chúng sẽ khá gần nhau. Nhưng đời không như là mơ! Thường thì Cycle Time luôn dài hơn Takt Time, dẫn đến việc không thể đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách nhanh chóng.
Đây là một tình huống phổ biến:
- Takt Time: 1,2 phút
- Cycle Time: 2 phút
Câu chuyện “tình yêu không trọn vẹn” bắt đầu từ đây. Bạn liên tục phải “gồng mình” để đẩy nhanh quy trình, cải thiện máy móc, hoặc bắt công nhân làm việc cật lực hơn (dĩ nhiên không ai thích điều này). Mục tiêu là đưa Cycle Time tiến sát đến Takt Time nhất có thể. Nhưng cứ mỗi lần cố gắng, lại có gì đó không như ý: máy móc hỏng, công nhân nhầm lẫn, quy trình phát sinh lỗi… và bạn lại lâm vào một vòng lặp không hồi kết.
4. Giải quyết mâu thuẫn giữa Takt Time và Cycle Time
Câu hỏi lớn là: Làm sao để rút ngắn Cycle Time mà không phải đánh đổi quá nhiều?
Tối ưu hóa quy trình
Một trong những cách phổ biến nhất để giảm Cycle Time là tối ưu hóa quy trình. Thay vì việc bánh nướng xong phải chờ nguội, tại sao không bố trí thêm một quạt làm mát nhanh? Hoặc thay vì đóng gói thủ công, tại sao không đầu tư vào máy đóng gói tự động? Những bước cải tiến nhỏ có thể tạo ra sự khác biệt lớn.
Cắt giảm các lãng phí
Như trong triết lý Lean, chúng ta cần phải loại bỏ 7 loại lãng phí để giảm Cycle Time. Đôi khi, việc lãng phí đến từ những thứ nhỏ nhặt như di chuyển không cần thiết hay chờ đợi do máy móc không đồng bộ. Bạn có bao giờ thấy cảnh công nhân đứng chờ hàng ra khỏi băng chuyền để làm bước tiếp theo? Đó chính là những “lỗ hổng thời gian” mà chúng ta cần phải lấp đầy.
Sắp xếp lại quy trình sản xuất
Việc tái cấu trúc lại dây chuyền sản xuất cũng là một giải pháp khả thi. Đôi khi, chỉ cần thay đổi một chút về vị trí máy móc, cách phân chia công việc hoặc thứ tự quy trình cũng có thể giúp rút ngắn Cycle Time mà không cần tốn quá nhiều tiền đầu tư.
Đào tạo công nhân
Con người cũng là một yếu tố quan trọng trong việc tối ưu hóa Cycle Time. Đào tạo công nhân để họ thực hiện công việc một cách hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn mà không gây lỗi là một cách để rút ngắn thời gian sản xuất. Đừng quên rằng “nhân lực là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp.”
5. Hài hước một chút với Takt Time và Cycle Time
Hãy tưởng tượng Takt Time và Cycle Time là hai người bạn trong một cuộc đua marathon. Takt Time là người bạn trẻ khỏe, luôn chạy trước và đầy năng lượng, luôn hướng về đích với tốc độ chóng mặt. Còn Cycle Time thì hơi… ục ịch, cứ loay hoay mãi với mấy thứ lỉnh kỉnh như giày bị tuột dây, bị đau chân, hay thỉnh thoảng phải dừng lại vì… đói!
Takt Time chạy về đích trong vòng 30 phút, nhưng khi quay lại thì thấy Cycle Time vẫn đang… loay hoay ở giữa đường. Cuối cùng, chìa khóa thành công không nằm ở việc bắt Cycle Time chạy nhanh như Takt Time, mà nằm ở việc giúp Cycle Time chạy mượt mà hơn, tối ưu hóa sức lực để đuổi kịp bạn bè. Vì vậy, hãy luôn nhớ rằng tinh thần của Lean là sự cải tiến liên tục, từng bước một, cho đến khi cả hai có thể về đích cùng nhau, hoặc ít nhất là cách nhau không quá xa!
6. Kết luận: Làm sao để cuộc sống “Takt Time” và “Cycle Time” dễ thở hơn?
Cuối cùng, việc quản lý Takt Time và Cycle Time là nghệ thuật kết hợp giữa lý tưởng và thực tế. Takt Time đại diện cho ước mơ của khách hàng – một thế giới mà sản phẩm luôn đến đúng lúc và đủ số lượng. Cycle Time thì là thực tế trần trụi mà mọi nhà sản xuất phải đối mặt hàng ngày.
Bằng cách tối ưu hóa quy trình, cắt giảm lãng phí và nâng cao kỹ năng nhân sự, bạn có thể thu hẹp khoảng cách giữa hai thời gian này. Và cuối cùng, bạn sẽ không chỉ làm hài lòng khách hàng, mà còn giảm bớt áp lực cho chính mình.
Chúc bạn may mắn trên hành trình điều khiển thời gian!
07/10/2024
Lean Manufacturing Blog