GEMBA WALK VÀ NGUYÊN TẮC THỰC HIỆN

Gemba Walk là một phần của Quản lý Tinh gọn và là một hình thức cải tiến liên tục. Đây là một từ dùng để thể hiện hành động đi xem xét hiện trường thực tế của các tầng lớp quản lý như trưởng nhóm, trưởng phòng, giám đốc nhà máy…

Gemba Walk là gì?

Gemba (còn được gọi là Genba) là một thuật ngữ tiếng Nhật có nghĩa là “hiện trường thực tế”. Các phóng viên truyền hình Nhật Bản đôi khi tự gọi mình là đưa tin “từ Gemba”. Các thám tử khi điều tra nơi xảy ra vụ án cũng gọi là điều tra “tại Gemba”.

Trong kinh doanh, nó dùng để chỉ nơi tạo ra giá trị. Đối với một diễn viên, đó sẽ là sân khấu; và đối với một chủ sở hữu nhà máy, đó là công xưởng sản xuất nơi những người công nhân trực tiếp làm việc.

Gemba Walk giúp các nhà quản lý loại bỏ thói quen tư duy theo lối mòn và tìm ra những hướng cải tiến mới trong công việc. Khi thực hiện gemba walk, các nhà quản lý cũng hiểu rõ hơn về công việc thực tế trong bộ phận của mình, từ đó phòng ngừa được những rủi ro có khả năng xảy ra. Gemba walk cũng giúp xây dựng tình cảm tôn trọng và tin cậy lẫn nhau trong nhóm.

Ba yếu tố cơ bản của Gemba Walk.

Theo chủ tịch Toyota Fujio Cho Gemba Walk nên bao gồm ba yếu tố: “Đi và xem, hỏi tại sao, thể hiện sự tôn trọng.”

Đi và xem.

Giả sử nếu bạn là Elon Musk, bạn sẽ đến thăm nhà máy Tesla để xem những gì đang diễn ra, nói chuyện với công nhân sản xuất và tìm kiếm những điều có thể cải tiến. Hoạt động này là không giới hạn đối với Người sáng lập và Giám đốc điều hành – người quản lý ở mọi cấp đều có thể thực hiện.

Hỏi tại sao.

Mục đích hỏi là xác định và loại bỏ các hoạt động lãng phí trong 7 loại lãng phí để nâng cao giá trị. Cách tốt nhất để làm điều này là lắng nghe người lao động trực tiếp dưới xưởng và sử dụng các kỹ thuật giải quyết vấn đề khác nhau. Hỏi tại sao cũng giúp tìm ra sự không phù hợp của quy trình hay những rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động thường nhật. Hỏi có nghĩa là nhiệm vụ của người quản lý là hỏi và lắng nghe, thay vì nói.

Thế hiện sự tôn trọng.

Khi một quản lý xuống xưởng sản xuất thực hiện gemba, đây không phải là một cuộc dạo chơi thông thường. Nhiệm vụ của người quản lý là hỗ trợ bộ phận của họ, xác định những điểm yếu trong quy trình (thay vì đổ lỗi cho người khác) và cùng nhau hướng tới một giải pháp.

Nguyên tắc thực hiện Gemba Walk.

1. Chọn đội nhóm thực hiện Gemba Walk.

Những người trong nhóm cùng đi quan sát hiện trường nên bao gồm 2 thành phần:

• Những người quản lý từ các bộ phận khác. Họ sẽ đưa ra các ý kiến đánh giá khách quan mà người quản lý bộ phận được quan sát đôi khi không thể nhìn ra được.
• Người quản lý trực tiếp bộ phận được quan sát.

2. Tập trung vào quy trình, không tập trung vào chỉ trích cá nhân.

Rất dễ dàng nếu bạn muốn chỉ trích hoặc chê bai một ai đó. Tuy nhiên để tìm ra những điểm chưa phù hợp và đưa ra ý tưởng cải tiến thì không đơn giản.

Nếu những người quản lý trong doanh nghiệp không tìm được tiếng nói chung, hoạt động gemba walk sẽ biến thành trận chiến soi xét và chỉ trích lẫn nhau, hoàn toàn đi ngược lại với tinh thần gemba walk.

3. Tập trung vào các hành động tạo ra giá trị gia tăng.

Có rất nhiều chủ đề có thể chọn cho hoạt động gemba như quá trình thao tác tại máy, tiêu chuẩn đóng gói, 5S tại xưởng sản xuất…. Để hoạt động này hiệu quả, các nhà quản lý nên tập trung vào kiểm tra, phỏng vấn tại hiện trường với những hoạt động trực tiếp tạo ra giá trị gia tăng và các hoạt động phụ trợ, tìm ra các điểm lãng phí trong 7 loại lãng phí và đưa ra biện pháp cải tiến.

Nếu như một tuần đi quan sát dưới xưởng chỉ để kiểm tra và soi xét các lỗi nhỏ nhặt như dây buộc hàng chưa chặt hoặc bụi bám trên thành cửa sổ…. thì hiệu quả hoạt động này chưa cao.

4. Ghi chép và theo dõi kết quả.

Tất cả các ý tưởng cải tiến đưa ra trong hoạt động gemba walk cần được ghi chép và theo dõi thực hiện. Hiệu quả giảm lãng phí cần được thống kê theo tháng.

Có như vậy, quá trình cải tiến liên tục mới được thực hiện triệt để và hiệu quả.

Ngoài mục đích kiểm tra tình trạng thực tế, đề ra các biện pháp cải tiến hiệu quả, gemba walk các nhà lãnh đạo xác định rõ mục tiêu tại các bộ phận của công ty, tăng cường tinh thần đoàn kết và hợp tác. Thực hiện gemba walk không có chủ đề và mục tiêu rõ ràng có thể sẽ không thu được nhiều lợi ích.

16/09/2021

Nomuda.

Nguồn tham khảo: https://backlog.com/blog/what-is-the-right-and-wrong-way-to-do-a-gemba-walk/