Bạn có bao giờ cảm thấy mình như một nghệ sĩ xiếc, tung hứng cùng lúc hàng tá công việc mà chẳng việc nào rơi xuống đất? Hay tệ hơn, bạn là người đứng giữa sân khấu, tay chân rối loạn vì không biết bắt đầu từ đâu? Đừng lo lắng! Ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn giải quyết mọi rắc rối về thời gian. Và trong bài viết này, chúng ta không chỉ nói về việc phân chia công việc, mà còn đi sâu vào nghệ thuật ủy thác — một kỹ năng mà nếu thành thạo, bạn có thể hóa thân thành một bậc thầy quản lý thời gian mà vẫn thong dong nhâm nhi cà phê mỗi buổi sáng!
Ma Trận Eisenhower Là Gì? Tóm Tắt Nhanh Cho Những Người “Siêu Bận Rộn”
Ma trận Eisenhower là một công cụ quản lý thời gian cực kỳ hiệu quả, giúp bạn phân loại công việc dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp. Hãy tưởng tượng bạn có một chiếc bảng 2×2 đơn giản, với hai trục:
- Trục quan trọng (đi lên)
- Trục khẩn cấp (đi ngang)
Đừng lo lắng, công cụ này không hề phức tạp như cách cái tên “ngầu đét” của nó gợi lên. Hãy tưởng tượng một bảng vuông chia làm bốn ô:
- Quan trọng và Khẩn cấp: Những việc bạn cần làm ngay lập tức, như dập lửa, nộp deadline đã trễ, hoặc nhắc người yêu rằng bạn vẫn nhớ ngày kỷ niệm.
- Quan trọng nhưng Không khẩn cấp: Các việc chiến lược và dài hạn, như học kỹ năng mới, lên kế hoạch cho tương lai (và đây là những việc mà hầu hết chúng ta đều… quên hoặc trì hoãn mãi mãi).
- Không quan trọng nhưng Khẩn cấp: Đây là những việc có vẻ cấp bách nhưng thật ra không đáng bận tâm, như trả lời email không quan trọng hay tham gia cuộc họp dài lê thê. Đây là mảnh đất màu mỡ của nghệ thuật ủy thác.
- Không quan trọng và Không khẩn cấp: Những công việc bạn nên bỏ qua ngay lập tức, như lướt TikTok ba tiếng mà không nhận ra hay mở tủ lạnh nhìn mà chẳng lấy gì.
Bước Vào Nghệ Thuật Ủy Thác: Làm Ít, Được Nhiều
Ủy thác là gì? Nói một cách ngắn gọn, ủy thác là khi bạn nhờ người khác làm thay mình những việc không cần bạn đích thân xử lý. Nó giống như việc thuê một đầu bếp để nấu bữa tối tại nhà hàng Michelin, thay vì tự tay đứng bếp rán trứng cháy khét ở nhà.
Vấn Đề Lớn Nhất: Bạn Chọn Ai Để Ủy Thác?
Nghệ thuật ủy thác không chỉ là việc giao phó công việc cho ai đó, mà là giao đúng người đúng việc. Nếu bạn đưa sai việc cho sai người, hậu quả có thể còn tệ hơn việc tự làm — tưởng tượng giao cho anh bạn cẩu thả thiết kế thiệp cưới của bạn!
Dưới đây là cách chọn đúng người cho từng loại công việc:
1. Ủy Thác Cho Những Người Đã Thành Thạo
Nguyên tắc đầu tiên là: Nếu họ làm giỏi hơn bạn, hãy giao cho họ. Chẳng hạn, bạn có một nhân viên cực kỳ giỏi trong việc quản lý giấy tờ, hãy giao hết công việc giấy tờ cho họ. Hoặc nếu bạn có một người bạn đã thành thạo kỹ năng nấu ăn, đừng ngần ngại mời họ nấu giúp trong bữa tiệc mà bạn sắp tổ chức (tất nhiên nhớ cảm ơn họ bằng cách thưởng thức ngon lành).
Bạn sẽ không nhờ một chú mèo cưng của mình để lập kế hoạch kinh doanh, đúng không?
2. Ủy Thác Những Việc Không Yêu Cầu Tính Cá Nhân
Nếu công việc không đòi hỏi phong cách hay “dấu ấn” cá nhân của bạn, đó chính là lúc để ủy thác. Những việc như trả lời email, sắp xếp lịch họp, hoặc những việc có quy trình rõ ràng là hoàn hảo để người khác thay bạn làm.
Đừng cố gắng tự mình viết thiệp chúc mừng sinh nhật cho 100 đồng nghiệp, trong khi trợ lý của bạn hoàn toàn có thể giúp làm điều đó (và có lẽ viết chữ còn đẹp hơn bạn nhiều!).
3. Cẩn Thận Với Người Mới
Những người mới hoặc không có kinh nghiệm đôi khi có thể trở thành “gánh nặng” thay vì “trợ thủ”. Bạn không thể nhờ người chưa bao giờ làm công việc đó xử lý vấn đề phức tạp. Nếu bạn muốn giúp đỡ họ, hãy giao cho họ những công việc ít rủi ro, để họ học hỏi và dần cải thiện.
Đừng nhờ người vừa mới học Photoshop làm tấm poster sự kiện quan trọng của bạn. Kết quả có thể sẽ giống như khi bạn yêu cầu con mèo vẽ chân dung chính mình — một mớ hỗn độn!
4. Ủy Thác Cho Công Nghệ: Khi Robot Là Bạn Tốt
Trong thời đại công nghệ, robot và AI có thể là những người “bạn đồng hành” tuyệt vời khi ủy thác. Những công việc lặp đi lặp lại như gửi email hàng loạt, quản lý lịch làm việc, hay sắp xếp dữ liệu đều có thể giao phó cho các phần mềm thông minh.
Nếu Google Calendar có thể làm bạn nhớ sinh nhật của mọi người, thì hãy giao việc này cho nó. Đừng cố gắng làm mọi thứ bằng trí nhớ của mình, vì cuối cùng, bạn sẽ bỏ lỡ sinh nhật mẹ!
F.A.Q – Những Câu Hỏi Độc Đáo Về Nghệ Thuật Ủy Thác
1. Tôi không có ai để ủy thác, vậy phải làm sao?
Đừng lo, hãy nghĩ đến việc thuê ngoài hoặc sử dụng các công cụ công nghệ như ứng dụng quản lý tác vụ, AI hỗ trợ, hoặc thậm chí nhờ bạn bè người thân trong những trường hợp khẩn cấp.
2. Ủy thác không có nghĩa là lười biếng, đúng không?
Hoàn toàn không! Ủy thác là một kỹ năng quản lý thời gian thông minh, cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng hơn.
3. Làm thế nào để không gây căng thẳng khi ủy thác quá nhiều?
Hãy ủy thác theo từng giai đoạn nhỏ, và nhớ tạo sự thoải mái cho người mà bạn nhờ vả. Đừng biến họ thành “máy” làm việc.
4. Làm thế nào để tôi không cảm thấy áy náy khi ủy thác công việc của mình?
Nhớ rằng, bạn đang giúp cả hai: người khác có cơ hội học hỏi, còn bạn có thêm thời gian để làm việc quan trọng hơn. Sự hợp tác đôi bên cùng có lợi!
Hy vọng rằng, qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn mới mẻ và hài hước hơn về cách quản lý thời gian. Ma trận Eisenhower không chỉ là công cụ hiệu quả, mà còn giúp bạn sống nhẹ nhàng, thoải mái hơn trong một thế giới đầy rẫy những “công việc không tên”.
12/09/2024
Nomuda