Trong quá trình quản lý sản xuất, tôi thường sử dụng ECRS (Eliminate – Combine – Rearrange – Simplify) để rà soát và cải tiến quy trình. Đây là một công cụ rất hữu ích, nhưng tôi cũng từng chứng kiến – và nhiều lần mắc phải – những sai lầm khiến ECRS không phát huy hết giá trị.
Sai lầm lớn nhất là bỏ qua bước Eliminate. Người ta thường sợ đụng chạm, sợ phải thừa nhận những bước không cần thiết đã tồn tại quá lâu, nên chọn cách “đơn giản hóa” hoặc “sắp xếp lại” những thứ vốn dĩ đáng lẽ phải loại bỏ. Tôi từng duy trì hai khâu kiểm tra trùng lặp suốt nhiều tháng chỉ vì ngại thay đổi, trong khi chỉ cần dũng cảm bỏ đi thì quy trình đã gọn gàng ngay từ đầu.
Có lần tôi thử kết hợp hai bước kiểm tra – kích thước và bề mặt – thành một. Nghe hợp lý, nhưng thực tế lại gây rắc rối: người vận hành phải đổi công cụ liên tục, thời gian kiểm tra còn lâu hơn, lỗi lại tăng. Tôi rút ra rằng muốn gộp phải thật sự hiểu bản chất công việc, chứ không thể gộp theo cảm tính.
Một lần khác, tôi sắp xếp lại máy móc theo suy đoán của mình. Tôi nghĩ sản phẩm từ máy A thường sang máy B, nên đưa chúng lại gần nhau. Sau mới phát hiện 70% sản phẩm từ A đi sang máy C. Thay đổi dựa trên cảm giác đã khiến mọi thứ tệ hơn. Từ đó tôi chỉ tin vào dữ liệu, không tin vào “cảm giác quen việc”.
Về phần đơn giản hóa, nhiều người hiểu sai thành “cắt bỏ cho nhanh”. Tôi từng thấy một công ty bỏ luôn khâu kiểm tra tín dụng khách hàng để rút ngắn quy trình bán hàng. Ba tháng sau, nợ xấu tăng gấp nhiều lần. Bài học ở đây là đơn giản hóa không phải là bớt đi cái cần thiết, mà là làm cho nó dễ hơn, nhanh hơn – ví dụ bằng tự động hóa.
Một sai lầm nữa là chỉ nhìn vào lợi ích cục bộ mà quên hệ thống. Tôi chứng kiến một xưởng bỏ khâu kiểm tra cuối để tăng tốc độ giao hàng. Tốc độ thì tăng thật, nhưng khiếu nại từ khách hàng cũng dồn dập, chi phí bảo hành tăng vọt. Cải tiến mà làm tổn hại toàn hệ thống thì không còn là cải tiến nữa.
Cuối cùng, yếu tố con người là điều không thể bỏ qua. Nếu cải tiến chỉ diễn ra trong phòng họp, không có tiếng nói từ công nhân, thì chắc chắn sẽ gặp phản kháng. Tôi học được rằng, khi chính những người trực tiếp làm việc tham gia phân tích ECRS, giải pháp luôn sát thực tế và dễ thực hiện hơn nhiều.
Nhìn lại, tôi thấy ECRS không phải một “bài toán công thức” để làm theo máy móc. Nó đòi hỏi sự dũng cảm loại bỏ cái thừa, sự tỉnh táo khi gộp hay sắp xếp, và trên hết là sự đồng hành của con người. Cải tiến thật sự không nằm ở bảng ECRS đẹp đẽ, mà nằm ở việc dám đặt câu hỏi: “Liệu bước này còn cần thiết không?” và kiên trì thay đổi cho đến khi quy trình trở nên hợp lý, gọn gàng và bền vững.