Với sự phát triển như vũ bão của công nghệ, các thuật toán ngày càng trở nên hữu ích trong vấn đề quản trị doanh nghiệp, từ việc sàng lọc CV cho đến quyết định ai được tăng lương trong năm tới. Nhưng có lẽ ấn tượng nhất là dự đoán nhân viên nào sẽ nghỉ việc. IBM đang trong quá trình sáng tạo ra thuật toán này với tỷ lệ dự đoán chính xác lên tới 95%.
Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có khả năng sử dụng thuật toán. Ngay cả khi bạn hỏi lý do vì sao nhân viên nghỉ vệc, chưa chắc họ đã nói thật, vì nguyên nhân có thể khá phức tạp và sâu xa. Trong suốt 15 năm làm việc, tôi đã tổng kết được 8 lỗi quản lý phổ biến khiến nhân viên quyết định rời bỏ đội ngũ. Thấu hiểu điều này sẽ giúp bạn xác định những người có nguy cơ nghỉ việc cao và thực hiện những thay đổi để thuyết phục họ ở lại.
Sai lầm thứ 1: Đặt mục tiêu không nhất quán.
Hãy thử tưởng tượng một nữ nhân viên bán xe ô tô phải lựa chọn giữa việc phục vụ khách hàng tiếp theo, hoặc nhập chính xác thông tin khách hàng trước đó vào hệ thống. Người quản lý đã nói rõ rằng phục vụ khách hàng chậm là kém, nhưng nếu nhập thông tin khách hàng sai, cô ấy cũng sẽ bị sa thải. Lựa chọn giữa hai nhiệm vụ này khiến cô hàng ngày cảm thấy quá áp lực, và vì thế, cô ghét công việc của mình.
Làm thế nào bạn có thể tránh được sai lầm này? Hãy lập một danh sách các mục tiêu ưu tiên được sắp xếp theo thứ tự từ quan trọng nhất trở xuống. Ví dụ: An toàn là trên hết, tiếp theo là lịch sự, hiệu suất và cuối cùng là hiệu quả. Khi viết chúng ra, bạn có thể thấy rõ chúng có mâu thuẫn hoặc chồng chéo không. Sau đó, thực hiện các thay đổi cần thiết và chia sẻ cho nhân viên. Khi làm vậy, bạn sẽ trao quyền cho các thành viên và giảm bớt áp lực bằng cách cho họ cảm giác kiểm soát tốt hơn các mục tiêu. Quan trọng hơn cả, bạn sẽ làm cho công việc trở thành một nơi dễ chịu hơn.
Sai lầm thứ 2: Quy trình quá phức tạp.
Các quy trình phức tạp thường xuất hiện trong trường hợp thiếu thông tin, tài nguyên hoặc yếu tố khác, điều này ngăn cản nhân viên thực hiện công việc của mình. Ví dụ, nhân viên bị buộc phải chờ đợi một số nhiệm vụ khác được hoàn thành trước khi tiến hành một công việc khác. Những điều kiện như vậy tự nhiên sẽ ức chế hiệu suất làm việc ngay cả khi đó không phải là lỗi của nhân viên. Đổi lại, người nhân viên bắt đầu cảm thấy bất lực, thể hiện tinh thần xuống thấp, chất lượng công việc kém.
Làm thế nào bạn có thể tránh được sai lầm này? Hãy xem xét tình huống khi đánh giá hiệu suất. Xem xét các tiêu chí và xem xét mức độ kiểm soát của nhân viên đối với kết quả của họ, cũng như mức độ kiểm soát của bạn đối với bất kỳ trở ngại nào có thể ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Nói chuyện cởi mở với họ về hiệu suất và đặt câu hỏi để họ có thể chia sẻ những khó khăn trong công việc của mình.
Nếu bạn thấy rằng sự rắc rối của quy trình trên thực tế ảnh hưởng đến hiệu suất của nhân viên, hãy sử dụng ảnh hưởng của bạn để cải thiện tình hình. Đôi khi để thực hiện điều này bạn sẽ phải yêu cầu có những cuộc họp khó khăn với các bộ phận hoặc các lãnh đạo khác. Nhưng những thay đổi này cuối cùng sẽ có lợi cho nhân viên của bạn.
Sai lầm thứ 3: Lãng phí nguồn lực.
Giả sử bạn là trưởng phòng Marketing và bạn phải hoàn thành bản báo cáo chiến dịch mới vào thứ Sáu. Hôm nay mới là thứ Ba và về mặt lý thuyết thì bạn hoàn toàn có đủ thời gian. Tuy nhiên, trong vòng 4 tiếng đồng hồ, bạn phải tham dự tới 6 cuộc họp. Ngày hôm sau, bạn có 7 cuộc họp, lấy đi của bạn 6 tiếng. Vào thứ Năm, bạn phải tham dự một buổi đào tạo trong 5 tiếng. Vậy, bạn có thể làm việc vào lúc nào?
Đây là những gì chúng ta gọi là lãng phí nguồn lực. Trong trường hợp trên và nhiều trường hợp khác, nguồn lực bị lãng phí là thời gian. Những nhân viên thường xuyên bị thiếu thời gian có xu hướng bị kiệt sức nhanh hơn, điều này ảnh hưởng đến chất lượng công việc của họ. Nếu bạn không cung cấp cho nhân viên các nguồn lực họ cần để thành công, bạn đang dẫn dắt đội nhóm của mình tới thất bại. Không hiếm nhân viên rơi vào tình huống này đã nghỉ việc và tìm một công ty có văn hóa làm việc bền vững hơn.
Làm thế nào bạn có thể tránh được sai lầm này? Đôi khi việc lãng phí thời gian là không thể tránh khỏi, nhưng lập một danh sách các công việc theo thứ tự quan trọng có thể giúp ích cho bạn. Ví dụ, nếu nhân viên của bạn phải hoàn thành báo cáo vào thứ Sáu, hãy xem xét các nhiệm vụ mà họ phải hoàn thành trước thời hạn đó có phù hợp với khối lượng công việc của họ không? Trước khi giao nhiệm vụ mới, hãy hỏi đây có phải là nhiệm vụ ưu tiên hay không? Nhân viên này có thực sự cần tham gia họp không? Nếu câu trả lời là không thì hãy cho họ thời gian để làm công việc mà đối với họ là quan trọng nhất.
Sai lầm thứ 4: Giao sai việc
Nếu bạn từng nghe một nhân viên nói, tôi đã học đại học chỉ để làm điều này sao? Bạn có thể hiểu là họ không hài lòng với nơi họ đang làm hoặc những gì họ đang làm. Đây là một ví dụ khác về sự lãng phí – sự lãng phí kiến thức và kỹ năng của người dùng. Các kỹ năng không được sử dụng có thể khiến nhân viên cảm thấy bị đánh giá thấp và vô dụng.
Làm thế nào bạn có thể tránh được sai lầm này? Đầu tiên, bạn cần rõ ràng về mô tả công việc mà bạn đang tuyển dụng và những gì bạn yêu cầu trong quá trình phỏng vấn. Hãy bắt đầu bằng cách kiểm tra mô tả công việc so sánh nó với công việc hiện tại của ứng viên. Nếu có sự chênh lệch, vậy chênh lệch đó có nhiều không? Hãy ghi chép lại. Nếu nhân viên hiện tại của bạn có sự chênh lệch này, hãy thảo luận với các thành viên trong nhóm để xem họ sự chênh lệch này là như thế nào và điều gì là quan trọng nhất.
Bạn có thể không thể thay đổi hoàn toàn vị trí của nhân viên vì điều này mất thời gian, nhưng cùng nhau, hãy đưa ra một kế hoạch để giúp họ đảm nhận các nhiệm vụ có ý nghĩa hơn và loại bỏ các công việc ít giá trị nhất cho nhóm của bạn.
Sai lầm 5: Công việc nhàm chán hoặc quá dễ dàng.
Hãy nghĩ về lần cuối cùng bạn phải đi đến một sự kiện hoặc làm việc mà bạn thực sự không muốn. Có lẽ bạn đã phải trò chuyện với quá nhiều người về các chủ đề không thú vị hoặc tham gia các hội thảo kéo dài vài giờ. Bạn cảm thấy sau đó thế nào?
Bạn thấy kiệt sức, rất kiệt sức đúng không? – Mặc dù tất cả những gì bạn phải làm là nói và lắng nghe một chút.
Tại sao? Bởi vì bạn đang kìm nén cảm xúc của mình. Kìm nén, thay vì thừa nhận, bất kỳ cảm giác nào cũng có thể ảnh hưởng đến mức năng lượng của bạn, ngay cả khi cảm giác đó là sự nhàm chán. Nếu bạn có một nhân viên với khối lượng công việc nhẹ nhàng nhưng lại thường xuyên mất quá nhiều thời gian để hoàn thành nhiệm vụ, thì khoan hãy cho rằng họ lười biếng. Công việc ít hơn không phải lúc nào cũng dễ dàng hơn. Khi nhân viên hoàn thành chậm chạp, họ có thể mất động lực và trải nghiệm những cảm xúc tiêu cực. Nếu họ kìm nén những cảm xúc đó, họ có thể trở nên kiệt sức về thể chất và tinh thần. Kết quả cuối cùng là sự thiếu hài lòng và gắn kết công việc. Điều này buộc nhân viên cuối cùng phải hỏi liệu công việc này có phù hợp với họ không.
Làm thế nào bạn có thể tránh được sai lầm này? SÁNG TẠO.
Nếu thành viên trong nhóm của bạn có công việc ổn định, họ có thể phát triển kỹ năng của mình và đảm nhận công việc khó khăn hơn. Trước khi giao nhiệm vụ, hãy hỏi nhân viên của bạn về sở thích và đam mê của họ. Dựa trên câu trả lời của họ để giao việc sẽ nâng cao kiến thức, kỹ năng hoặc giúp họ phát triển đúng hướng. Một chương trình học tập với các mục tiêu, và một lộ trình phác thảo cách họ sẽ tiếp cận chúng, cũng sẽ giúp bạn theo dõi và kiểm tra tiến trình của họ.
Sai lầm 6: Không tạo ra văn hóa an toàn về tâm lý.
Một môi trường thù địch rất dễ nhận ra. Nếu bạn nhận thấy các thành viên trong nhóm của bạn quá dễ bảo hoặc im lặng trong các cuộc họp, thì đó có thể là một dấu hiệu xấu. Khi nhân viên sợ những suy nghĩ hoặc ý tưởng của họ gặp phải hậu quả, họ có xu hướng hành xử theo cách này. Điều đó có nghĩa là bạn có khả năng đang ở trong một nền văn hóa sợ hãi. Nhân viên không cảm thấy an toàn họ sẽ dễ bị lỗi hơn và ít có các ý tưởng sáng tạo mới. Ngược lại, các thành viên trong nhóm cảm thấy an toàn về tâm lý họ sẽ tăng năng suất, sáng tạo và thích cảm giác thân thuộc.
Làm thế nào bạn có thể tránh được sai lầm này? Bạn cởi mở với những ý tưởng mới.
Trong các cuộc họp, hãy đặt câu hỏi trước khi bạn tự trả lời và thưởng cho những người lên tiếng bằng cách cảm ơn họ. Hãy xem xét tất cả các quan điểm khi tìm giải pháp cho các vấn đề khó khăn và cho mọi người thấy rằng không có câu trả lời nào sai. Nếu một ý tưởng có nhiều tiềm năng, thậm chí bạn có thể yêu cầu nhân viên của mình thực hiện và trình bày kết quả vào các buổi họp tiếp theo. Bạn càng khiến mọi người đóng góp vào các dự án, nhân viên càng cảm thấy được trao quyền, có giá trị và an toàn hơn khi họ làm việc cho bạn.
Ngoài ra, hãy đề cao sự khiêm tốn. Khi mắc lỗi, hoặc thừa nhận rằng mình không có mọi câu trả lời, bạn cần cho họ thấy thất bại là cơ hội để phát triển và nhóm của bạn sẽ làm điều tương tự.
Sai lầm 7: Tạo môi trường làm việc quá an toàn.
Các nghiên cứu cho thấy áp lực vừa phải trong công việc là điều tốt cho sự phát triển của nhân viên. Nhưng quand trọng nhất vẫn là “vừa phải”. Khi nhân viên cảm thấy quá áp lực họ có thể trong hành động tuyệt vọng hoặc sử dụng các biện pháp phi đạo đức để tồn tại. Mặt khác, nếu nhân viên của bạn không có áp lực nào, họ sẽ bắt đầu tự hỏi liệu công việc của họ có quan trọng không. Những người không tìm thấy ý nghĩa hoặc mục đích trong công việc của họ thường làm việc dưới khả năng, kém năng suất và ít trung thành hơn so với những người làm việc trong các tổ chức có mục đích.
Làm thế nào bạn có thể tránh sai lầm này? Một cách để tạo ra áp lực lành mạnh là cho nhóm của bạn những phản hồi thường xuyên – cả tích cực và tiêu cực. Khi nhận được những phản hồi tiêu cực, thấu đáo và không phán xét, mọi người có thể nhận được kinh nghiệm để phấn đấu. Bạn cũng nên nhắc nhở nhân viên của mình về những gì họ đang làm tốt và vai trò của họ cho các mục tiêu của tổ chức. Đổi lại, họ sẽ bắt đầu thấy cách khiến họ trở nên phù hợp và làm việc có ý nghĩa hơn.
Sai lầm 8: Thiên vị.
Các nhà lãnh đạo công bằng – không thiên vị – là những nhà lãnh đạo mà nhân viên có thể tin tưởng. Sự thiếu tin tưởng có thể dẫn đến một đội ngũ với tinh thần xuống dốc. Hãy nghĩ thế này: nếu nhân viên của bạn không tin tưởng bạn sẽ dẫn họ đi đúng hướng, họ sẽ đến với nhau như thế nào và làm như thế nào để đạt được mục tiêu chung? Hãy đặt mình vào vị trí của người khác. Bạn có muốn làm việc ở một nơi không có định hướng rõ ràng không?
Làm thế nào bạn có thể tránh được sai lầm này? Thực hành tự nhận thức là một khởi đầu tốt. Các nhà quản lý có thể nhận ra những thành kiến ngầm của họ và thực hiện các điều chỉnh để vượt qua chúng. Trước khi bạn đưa ra một quyết định quan trọng hãy xem xét những gì đang thúc đẩy bạn. Bạn đang quyết định dựa trên các bằng chứng hay sở thích? Bạn đã xem xét các quan điểm khác chưa? Yêu cầu phản hồi thường xuyên cũng sẽ xây dựng văn hóa công bằng và giao tiếp cởi mở.
Đôi khi, có những nhân tố bên ngoài khiến bạn khó có thể kiểm soát được tất cả mọi việc. Tuy nhiên, hãy tập trung vào hành vi của chính bạn, những gì bạn có thể kiểm soát để cải thiện hiệu suất và sự gắn kết của nhóm. Bạn càng quản lý tốt, càng làm việc hiệu quả, sáng tạo, đội ngũ của bạn sẽ càng trung thành.
(Tài liệu tham khảo: entrepreneur.com)
Nomuda